L'innovation est au cœur de notre solution, et notre offre tarifaire a évolué au début de l'année 2026 pour toujours mieux répondre à vos besoins. À chaque fin de période de facturation, vous recevez désormais une facture repensée, intégrant de nouveaux libellés plus précis. Pour vous aider à vous familiariser avec ce format en toute autonomie et en toute sérénité, nous vous proposons ce guide de lecture détaillé !
⬇️ Retrouvez ci-dessous un exemple de facture au nouveau format !
1. Identifier votre ligne "Offre"
La première chose à regarder sur votre facture est la ligne correspondant à votre abonnement principal, sur lequel vous avez été migré. Il existe trois offres distinctes :
- L'offre START : Dédiée uniquement à la gestion des notes de frais (sans cartes). Elle inclut 3 sièges, notre logiciel, un moteur comptable standard (Exports Excel & CSV), l'OCR intelligent, la saisie ultra-rapide sans limites de notes de frais, le remboursement en masse via XML, et nos nouvelles fonctionnalités de Détection des doublons et de Politiques de dépenses.
- L'offre ORIGINAL : C'est la solution qui vous permet de combiner notre logiciel à nos cartes de paiement Mooncard. Elle comprend 5 sièges, le moteur comptable complet (Option Exports personnalisés incluse), l'OCR, 1 Carte Physique et/ou 1 Carte Virtuelle par utilisateur, ainsi que la connexion en Single Sign-On (SSO).
- L'offre HUB : Pensée spécialement pour les structures multi-entités. Elle reprend toutes les fonctionnalités de l'offre ORIGINAL, mais vous offre 5 sièges par entité, la gestion et le reporting multi-entité, l'option Contrôle Avancé et le connecteur vers les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
2. Repérer vos potentielles "Options"
En supplément de votre offre de base, vous avez la possibilité d'ajouter des options à la carte. Voici comment elles apparaîtront sur votre facture selon votre abonnement :
- Si vous possédez l'offre START : Vous pouvez y retrouver l'option Exports personnalisés qui vous donne accès aux exports dits "sur étagère" ou sur-mesure. Vous pouvez également voir facturé un utilisateur de notes de frais supplémentaire.
- Si vous possédez l'offre ORIGINAL : Vous y verrez potentiellement le pack Notes de frais équivalent à l'offre START, le pack Contrôle avancé, ou encore l'option Cartes virtuelles illimitées pour compartimenter toutes vos dépenses (abonnements, voyages, projets...). L'option Flying Blue (cumul de Miles) y figurera également si vous y avez souscrit.
- Si vous possédez l'offre HUB : Vous y trouverez potentiellement le pack Notes de frais, l'option Cartes virtuelles illimitées ou l'option Flying Blue.
3. Analyser la ligne "Sièges"
Cette ligne récapitule tout simplement le nombre de collaborateurs munis d’une carte ou d’un rôle spécifique dans la solution sur la période. Chaque offre comprend un nombre de sièges inclus. Cependant, si votre équipe s'agrandit, les sièges supplémentaires vous sont facturés en toute transparence.
4. Observer la ligne "Cartes"
Cette étape concerne uniquement les offres ORIGINAL et HUB. Sur le même principe que les sièges, cette partie détaille le nombre de cartes dont vous disposez. Chaque siège vous donnant droit à une carte (physique et/ou virtuelle), il est tout à fait possible que certains collaborateurs aient besoin d'une carte additionnelle pour leur organisation quotidienne. Comment faire ? Vous pouvez commander autant de cartes que nécessaire, cependant chaque carte supplémentaire non incluse dans un siège vous sera facturée.
💡 Notre conseil : Focus sur les cartes avec assurance !
Vous avez la possibilité d'intégrer une assurance à vos cartes pour couvrir vos collaborateurs. Si vous avez souscrit à ce service, vous verrez apparaître ces lignes :
- Care Mobility
- Care Travel
- Care Premium
💡 Bon à savoir : Les autres lignes de votre facture
En parcourant votre facture, deux autres lignes spécifiques peuvent attirer votre attention :
- La ligne Cashback : C'est une excellente nouvelle ! Elle indique les gains que vous avez pu générer sous forme de cashback sur la période concernée.
- La ligne Frais de service : Liée à l'option Flying Blue, elle correspond aux frais de chargement appliqués lors d'un rechargement de votre compte par virement ou prélèvement.
❓ Mini-FAQ : Vos questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un siège ? Un siège correspond à un collaborateur équipé dans la solution. Un siège est comptabilisé dès lors qu'un collaborateur dispose d'au moins un de ces éléments : un accès à la plateforme (Manager, Super Administrateur, Comptable...), une carte physique, ou une carte virtuelle. À noter : Un accès à la plateforme avec le rôle “Notes de frais” n'inclut pas de siège !
Qu'est-ce que l'OCR ? L'OCR (Optical Character Recognition) est notre outil intelligent de reconnaissance de caractères. Il lit l'image de votre justificatif pour alimenter automatiquement la dépense avec les bonnes informations (montant, TVA, nature). Un gain de temps précieux !
À quoi correspond le pack Politique de dépenses ? Ce pack vous permet de définir et d’appliquer automatiquement des règles et des plafonds aux dépenses de vos collaborateurs. Il vous aide à faire respecter vos règles internes et signale les dépenses non conformes (notes de frais ou cartes).
Que comprend le pack Contrôle avancé ? Cette option donne accès à des fonctionnalités pointues pour mieux gérer vos dépenses : Blocage Automatique des Cartes, Profils de saisie, Règles d’approbation automatique, Rôles utilisateurs personnalisés et Politiques de Dépenses.
Comment sont calculés les frais de chargement (Frais de service) ? Ils correspondent à un pourcentage du montant rechargé (si vous avez l'option Flying Blue). Par exemple : pour un chargement de 10 000 € avec des frais à hauteur de 1.5%, vous serez facturés de 150 € au titre de frais de service.