🎬 Dans cette vidéo, découvrez comment configurer des règles de contrôle des justificatifs manquants avec le pack Contrôle avancé de Mooncard.
Apprenez à définir des délais et des seuils personnalisés, automatiser le blocage temporaire des cartes en cas de justificatifs manquants, et responsabiliser vos collaborateurs tout en évitant les relances manuelles.
Mettez en place un suivi clair, automatisé et adapté à votre organisation pour sécuriser vos dépenses et simplifier le travail de votre équipe comptable. 🚀
🔹 Introduction – Automatiser le contrôle des justificatifs manquants
Présentation de la fonctionnalité du pack Contrôle avancé permettant de configurer des règles automatiques pour gérer les justificatifs manquants. Objectif : responsabiliser les collaborateurs, éviter les relances manuelles et sécuriser votre processus de gestion des dépenses.
🔹 Partie 1 – Pourquoi mettre en place une règle de contrôle ? - 0:18
Vue d’ensemble des bénéfices : définir un délai pour l’ajout des justificatifs, fixer un nombre maximum de justificatifs manquants et déclencher automatiquement un blocage temporaire de la carte lorsque les seuils sont atteints. Un système qui permet de responsabiliser les collaborateurs et de faire gagner du temps aux équipes comptables.
🔹 Partie 2 – Créer une règle personnalisée - 0:59
Accès à la configuration depuis Paramètres > Préférences Générales > Contrôle des justificatifs manquants.
Création d’une règle en définissant son nom, le délai maximum pour ajouter un justificatif et le nombre de justificatifs manquants autorisés avant blocage automatique de la carte.
🔹 Partie 3 – Attribuer la règle aux collaborateurs - 2:10
Deux méthodes d’attribution :
- Manuelle, depuis Espace Client > Cartes, en sélectionnant la règle sur la carte d’un collaborateur.
- Automatique, en appliquant la règle à toutes les cartes existantes éligibles.
À noter : une carte ne peut être soumise qu’à une seule règle à la fois, mais un collaborateur peut avoir des règles différentes sur plusieurs cartes.
🔹 Partie 4 – Intégrer la règle aux modèles de cartes et gérer les notifications - 3:26
Possibilité d’associer une règle directement aux modèles de cartes pour automatiser son application lors de la création de nouvelles cartes.
Le système gère également l’envoi automatique des notifications : email d’avertissement avant blocage, notification de blocage si les justificatifs ne sont pas ajoutés, puis email de confirmation lors du déblocage de la carte.
🔹 Conclusion – Un contrôle automatisé et un suivi simplifié - 5:54
Grâce aux règles de contrôle des justificatifs manquants, vous mettez en place un cadre clair et automatisé : définition de seuils personnalisés, blocage temporaire des cartes si nécessaire et notifications automatiques pour les collaborateurs et leurs managers. Une solution efficace pour sécuriser votre gestion des dépenses et fluidifier le suivi comptable.