Le contrôle des justificatifs manquants 📝 🎥

Pour garantir une bonne collecte des justificatifs et responsabiliser les collaborateurs porteurs d’une carte Mooncard, les administrateurs peuvent définir des règles de blocage automatiques en cas de justificatif manquant.

Vous pouvez ainsi fixer un délai maximum pour joindre un justificatif et limiter le nombre de justificatifs manquants par collaborateur. Cela encourage vos collaborateurs à fournir les justificatifs régulièrement et facilite le travail de l‘équipe comptable tout en réduisant les relances manuelles.

Depuis votre espace administrateur, rendez-vous dans :

Paramètres > Préférences Générales > Contrôle des justificatifs manquants

Cliquez sur “Ajouter”, puis définissez :

👉 Cette règle permettra de désactiver automatiquement la carte si les conditions sont atteintes.

Une fois la règle créée, vous pouvez l’appliquer :

Depuis Espace Client > Cartes, cliquez sur “Modifier” dans les paramétrages de la carte concernée, puis sélectionnez la règle à appliquer via le menu déroulant.

Activez l’option “Assigner aux cartes existantes éligibles” pour appliquer la règle à l’ensemble des cartes actives concernées.

Lors de la création d’un modèle de carte depuis :

Espace Client > Cartes > Modèles > Ajouter

Vous pouvez associer directement une règle sur les justificatifs manquants.

👉 Vous pouvez appliquer :

Cela permet d’automatiser les contrôles dès l’émission des nouvelles cartes.

À tout moment, vous pouvez ajuster une règle depuis la liste des règles.

Cliquez sur “Modifier” à côté de la règle concernée.

Les nouvelles conditions s’appliqueront immédiatement selon les paramètres définis.

Lorsque les seuils définis dans la règle sont atteints, plusieurs notifications sont envoyées automatiquement :

Pour recevoir les alertes, les managers et directeurs doivent activer dans leurs préférences :

👉 Une carte ne peut être soumise qu’à une seule règle de blocage à la fois.

👉 Puis-je créer plusieurs règles ?

Oui, vous pouvez créer plusieurs règles depuis la page

Paramètres > Préférences Générales > Contrôle des justificatifs manquants.

👉 Puis-je appliquer plusieurs règles à une même carte ?

Non, une carte ne peut être soumise qu’à une seule règle à la fois.

En revanche, si un collaborateur possède plusieurs cartes, chacune peut avoir une règle différente.

👉 Une carte peut-elle être bloquée automatiquement ?

Oui. Si les conditions définies sont atteintes (délai dépassé ou nombre de justificatifs manquants dépassé), la carte est automatiquement désactivée puis réactivée dès régularisation.

👉 Un collaborateur peut-il désactiver temporairement la règle ?

Non, seul l’administrateur peut modifier ou retirer la règle appliquée à une carte.