💡 Seuls les Super Admin peuvent créer des modèles de cartes dans la solution.
En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des modèles de cartes adaptés aux différents profils de vos collaborateurs. Cela vous permet d’harmoniser les plafonds, les autorisations et les alertes, tout en garantissant un haut niveau de sécurité sur votre flotte de cartes.
Voici des exemples de modèles fréquemment utilisés chez nos clients, ainsi que des recommandations pour optimiser votre paramétrage.
Gérer les modèles de cartes : les étapes à suivre
1. Accéder à la gestion des modèles
- Connectez-vous à votre espace client Mooncard.
- Rendez-vous sur la page Espace Client > Cartes > Modèles
- Vous accédez à la liste des modèles existants, avec la possibilité d’en ajouter, modifier ou supprimer.
2. Créer un modèle de carte
- Cliquez sur “Ajouter” pour créer un nouveau modèle.
- Définissez les paramètres suivants :
- Plafonds (par jour, semaine, mois)
- Seuils d’alerte
- Jours et heures d’utilisation
- Autorisations de dépenses
- Restrictions géographiques
- Notifications aux managers
👉 Vous pourrez ensuite attribuer ce modèle aux cartes de vos collaborateurs.
Exemples de modèles récurrents
Les exemples ci-dessous sont donnés à titre indicatif. Ils doivent être adaptés à votre politique interne de frais professionnels.
🔹 Modèle : Ingénieurs commerciaux & Techniciens
Caractéristiques du profil :
- Déplacements fréquents (plusieurs fois par mois)
- Voiture de fonction
- Déplacements majoritairement à la journée
- Pas de déplacements le week-end
- Pas de déplacements à l’étranger
Plafonds recommandés :
Seuil d'alerte | Plafond | |
Par jour | 200 € | 300 € |
Par semaine | 550 € | 700 € |
Par mois | 800 € | 1000 € |
Alerte manager : notification pour les dépenses supérieures à 100 €
Jours autorisés : du lundi au vendredi
Autorisations :
- Stations-services
- Stationnement et péages
- Hôtels
- Restaurants et alimentation
- Commerces et services
🔹 Modèle : Dirigeants
Caractéristiques du profil :
- Déplacements fréquents, y compris à l’étranger
- Voiture de fonction
- Dépenses pouvant atteindre des montants élevés
Plafonds recommandés :
Seuil d'alerte | Plafond | |
Par jour | 2000 € | 3000 € |
Par semaine | 5500 € | 7000 € |
Par mois | 8000 € | 10000 € |
Alerte manager : notification au-delà de 1000 €
Jours et horaires : pas de contraintes
Autorisations : toutes autorisées sauf retraits en distributeur
🔹 Modèle : Consultants
Caractéristiques du profil :
- Déplacements fréquents, parfois à l’étranger
- Missions sur plusieurs jours
- Peu ou pas d’achats en ligne
Plafonds recommandés :
Seuil d'alerte | Plafond | |
Par jour | 600 € | 1000 € |
Par semaine | 2000 € | 3000 € |
Par mois | 3500 € | 5000 € |
Alerte manager : notification au-delà de 80 €
Jours et horaires : pas de contraintes
Autorisations :
- Utilisation à l’étranger
- Stations-services
- Transports en commun
- Stationnement et péages
- Taxi
- Avion
- Location de voiture
- Hôtels
- Restaurants et alimentation
- Commerces et services
💡 Bon à savoir : recommandations de sécurité
Pour maximiser la sécurité de votre flotte de cartes, nous vous conseillons :
- Maintenir des plafonds bas par défaut et utiliser ponctuellement les plafonds exceptionnels pour autoriser des dépenses plus importantes.
- Ne pas autoriser les retraits en distributeur (option désactivée par défaut).
- Activer les notifications aux managers, même avec un seuil d’alerte élevé.
- Prévoir un plafond journalier minimum de 200 € pour les collaborateurs effectuant des pleins d’essence, afin d’absorber les pré-autorisations (cautions).
👉 Ces bonnes pratiques réduisent significativement les risques de fraude.
❓ Mini-FAQ
Puis-je créer plusieurs modèles de cartes ?
Oui, vous pouvez créer autant de modèles que nécessaire pour adapter les règles aux différents profils de collaborateurs.
Un collaborateur peut-il changer lui-même de modèle ?
Non, seul l’administrateur peut attribuer ou modifier le modèle associé à une carte.
Ces modèles sont-ils obligatoires ?
Non, il s’agit d’exemples. Vous êtes libre d’adapter les plafonds et autorisations à votre politique interne.
🔗 Liens utiles
Configurer des modèles de cartes adaptés à chaque profil vous permet d’allier flexibilité opérationnelle et maîtrise des risques, tout en simplifiant la gestion quotidienne de vos cartes Mooncard.