Comment exporter un relevé des dépenses ?
Vous souhaitez analyser vos dépenses ou partager un relevé clair et complet avec vos équipes ? Avec Mooncard, vous pouvez générer en quelques clics un export regroupant vos transactions et tous les justificatifs associés. Cela vous permet de centraliser vos données et de faciliter vos contrôles internes.
Étapes pour exporter vos relevés de dépenses
- Se connecter à votre espace Mooncard avec vos identifiants.
- Cliquer sur l’onglet « Dépenses ».
- Sélectionner l’option « Toutes les dépenses ».
- Appliquer des filtres en fonction de vos besoins (par période, type de dépense, utilisateur, etc.).
- Cliquer sur « Exporter ».
- Choisir « Utiliser un modèle ».
- Sélectionner l’option « Modèle complet ».
- Télécharger les fichiers générés, et si besoin, les imprimer ou les partager avec vos équipes.
Bon à savoir
- L’export est accessible à toute personne disposant des droits nécessaires dans son rôle.
- Les justificatifs sont intégrés grâce à des liens URL, ce qui permet de les consulter facilement et d’éviter les pertes de documents.
- Les fichiers sont disponibles en différents formats (XLS ou CSV), pratiques pour un traitement ou une analyse dans vos outils habituels (Excel, Google Sheets, solutions BI, etc.).
Utiliser l’onglet Analyse pour des exports plus ciblés
En plus de l’export classique, l’onglet Analyses vous permet de générer des exports plus concis et prêts à exploiter.
Vous pouvez en un seul clic obtenir une vision globale des dépenses, avec des filtres avancés par :
- Nature de dépense (par exemple : transport, hébergement, repas…).
- Collaborateur.
- Nature de dépense et collaborateur combinés.
- Période (jour, semaine, mois, année).
- Départements.
- Analytiques (selon votre organisation interne).
👉 De plus, un onglet spécifique « Repas » est disponible pour isoler et analyser uniquement les dépenses liées aux repas, qu’ils soient internes ou externes.
Pourquoi utiliser l’export pour vos analyses ?
L’export ne sert pas uniquement à archiver vos dépenses. Il devient un véritable support d’analyse stratégique :
- Identifier des tendances : par exemple, suivre l’évolution des frais de déplacement d’un mois à l’autre.
- Comparer les équipes ou les projets : voir quelles activités génèrent le plus de dépenses.
- Optimiser vos budgets : repérer les postes de coûts récurrents ou exceptionnels pour ajuster vos prévisions.
Ces exports sont particulièrement pratiques pour les directeurs (qui ont besoin d’une vision synthétique et rapide) et pour les contrôleurs de gestion (qui cherchent à analyser les dépenses dans le détail).
Notre conseil ? Alternez entre les exports détaillés et les exports via l’onglet Analyse pour obtenir à la fois une vue exhaustive et une vision synthétique de vos dépenses.
Mini-FAQ
Qui peut réaliser cet export ?
Toute personne disposant des droits nécessaires dans son rôle peut effectuer un export.
Est-il possible d’exporter uniquement certaines dépenses ?
Oui, il suffit d’appliquer des filtres avant de lancer l’export ou d’utiliser l’onglet Analyse pour des exports ciblés.
Comment utiliser l’export une fois téléchargé ?
Vous pouvez l’ouvrir dans Excel, Google Sheets ou l’intégrer à vos outils analytiques pour croiser vos données avec d’autres indicateurs internes.