Comment refacturer des trajets dans Mooncard ?
Vous souhaitez suivre et refacturer certains trajets de vos collaborateurs à vos clients ou à vos projets internes ?
Mooncard vous permet d’activer une option de refacturation directement dans vos natures de dépenses, afin de gagner du temps et d’assurer un suivi clair.
Étapes pour activer la refacturation des trajets
- Vérifier l’activation des codes affaire
- Rendez-vous dans vos Préférences générales, onglet Paramètres, puis Analyses et refacturation.
- Activez les options Codes affaire et Champ de refacturation.
- Accéder aux natures de dépenses
- Allez dans Natures de dépenses depuis l’onglet Paramètres.
- Modifier la nature “Indemnités KM”
- Cliquez sur Modifier au niveau de la ligne Indemnités KM.
- Activez le champ Codes affaire.
- Configurer vos codes affaire
- Rendez-vous sur la page Codes affaire.
- Créez les codes correspondant à vos clients, projets ou missions.
- Vos collaborateurs pourront ensuite sélectionner le code adéquat lors de la saisie de leur trajet.
- Activez le champ Refacturation sur les dépenses concernées en ajoutant vos trajets dans Dépenses > Toutes les dépenses > Ajouter > Indemnités KM, puis sélectionnez le code affaire correspondant.
- Exporter les dépenses refacturables
- Accédez à Dépenses > Toutes les dépenses.
- Filtrez sur les dépenses refacturables.
- Exportez le résultat au format Excel pour calculer le montant à refacturer à vos clients.
Bon à savoir
- L’activation des codes affaire est indispensable pour pouvoir refacturer des trajets.
- Vous pouvez utiliser ce paramétrage non seulement pour les trajets, mais aussi pour d’autres dépenses liées à un projet client.
- Grâce au filtre “dépenses refacturables”, vous centralisez en quelques clics toutes les données nécessaires à votre facturation.
Mini-FAQ
👉 Est-ce que tous les trajets peuvent être refacturés automatiquement ?
Non, seuls les trajets liés à une nature de dépense pour laquelle vous avez activé l’option Codes affaire pourront être refacturés.
👉 Mes codes affaire n’apparaissent pas dans le menu déroulant, que faire ?
Vérifiez dans vos Préférences générales que l’option Analyses et refacturation est bien activée.
👉 Puis-je exporter uniquement les trajets d’un client spécifique ?
Oui, en filtrant vos dépenses refacturables par code affaire avant l’export Excel.