1. Activez la fonctionnalité :
Administrateur
Dans Mooncard, les notes de frais font référence uniquement aux dépenses réalisées avec un moyen de paiement personnel dans le cadre d'une mission professionnelle. Ces dépenses doivent être renseignées manuellement.
Avant de commencer, assurez-vous que le module Notes de frais est bien activé. Pour ce faire, rendez-vous dans “Paramètres” > “Préférences Générales” > Fonctionnalités, puis cochez "Activer la saisie de notes de frais" :
Collaborateur
Vous pouvez ajouter, consulter et modifier les notes de frais depuis la page Dépenses (1) > Toutes les dépenses (2) puis en cliquant sur l’onglet Notes de frais (3).
Vous accédez facilement aux dépenses souhaitées grâce au filtre multi-critères à gauche de l’écran. Vous pouvez par exemple filtrer par date ou par collaborateur.
Vous pouvez faire des exports simplifiés, complets ou personnalisés de vos notes de frais grâce au bouton Exporter.
📎 Voir article
Pour créer une nouvelle note de frais, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter” > “Note de frais" à droite de l’écran.
2. Ajouter/Modifier les dépenses :
Collaborateur
La première étape va être d’ajouter votre justificatif, afin que notre technologie puisse le lire et pré-remplir certains champs. Cela vous permettra d’aller plus vite et d’éviter les erreurs. Les champs pré-remplis auront des étoiles violettes à côté.
A l’exception du champ “Collaborateur”, toutes les données de la dépense sont renseignables et modifiables. Contrairement à une dépense effectuée avec une carte Mooncard, la nature de la dépense n'est pas proposée par défaut en fonction du marchand par exemple.
Une fois les données de la dépense renseignées, vous pouvez cliquer sur Enregistrer pour valider votre dépense personnelle pour qu'elle soit remboursée.
En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de créer des notes de frais pour l’ensemble de vos collaborateurs. Pour vous, le champ “Collaborateurs” est donc modifiable.
3. Remboursements :
Une fois vos notes de frais complétées, elles vont se retrouver dans le menu “Dépenses” > “Remboursements” > “Frais à rembourser” sur l’espace Administrateur.
Dans ce menu, vous voyez toutes les dépenses personnelles de vos collaborateurs approuvées qui sont à rembourser.
Pour rembourser un collaborateur, vous pouvez cliquer sur "Créer un remboursement" ce qui aura pour effet de déplacer les notes de frais du collaborateur dans la rubrique suivante "À rembourser".
Bon à savoir :
Vous avez la possibilité de réaliser un virement de remboursement en masse depuis l’onglet “À rembourser” en cliquant sur le bouton “Générer le fichier de paiement SEPA”. Voir l’article correspondant.
Sinon, le remboursement des notes de frais s’effectue directement depuis votre espace bancaire d’entreprise.
Vous pouvez donc consulter toutes les notes de frais mises dans "A rembourser" pour effectuer vos remboursements en interne.
Une fois vos remboursements effectués, la plateforme vous propose de les "Noter comme remboursé" ce qui les placera dans votre "Historique des remboursements" et informera par mail votre collaborateur de votre action.
Ainsi, vous avez un historique de vos remboursements. Egalement, en tant que collaborateur, vous avez accès à une rubrique "Mes remboursements", pour retrouver le récapitulatif de vos notes de frais, remboursées ou non.
