Comment personnaliser les relances des dépenses sans justificatifs ?
En tant qu’administrateur ou comptable, vous pouvez relancer vos collaborateurs lorsqu’ils oublient d’ajouter un justificatif à leurs dépenses.
Désormais, vous avez la possibilité de personnaliser l’email de relance afin de le rendre plus efficace et adapté à vos besoins. Cela vous permet d’augmenter le taux de réponse et de donner plus de poids à vos rappels.
Étapes pour personnaliser vos relances
- Accéder aux paramètres
Rendez-vous dans l’onglet Paramètres > Préférences générales > Dépenses sans justificatifs.
- Activer la personnalisation
Activez l’option de personnalisation, puis cliquez sur le champ prévu pour rédiger votre email de relance.
- Rédiger votre message personnalisé
- Ajoutez un objet clair (exemple : “Merci d’ajouter vos justificatifs manquants”).
- Rédigez un texte concis et engageant, en rappelant l’importance de transmettre le justificatif.
- Vous pouvez adapter le ton selon la culture de votre entreprise : formel, neutre ou plus convivial.
- Enregistrer vos modifications
Une fois votre message finalisé, cliquez sur Enregistrer. Vos futures relances seront envoyées avec le texte que vous avez défini.
Bon à savoir
- Vous pouvez renseigner une ou plusieurs adresses email en copie (CC) pour que vos relances soient visibles par d’autres interlocuteurs (par exemple un manager).
- Votre message personnalisé remplacera le modèle standard pour toutes les relances automatiques envoyées depuis Mooncard.
FAQ
👉 Puis-je avoir plusieurs modèles de relance ?
Non, un seul modèle est actif à la fois. Vous pouvez cependant le modifier à tout moment.
👉 Les collaborateurs peuvent-ils répondre directement à l’email ?
Oui, ils pourront répondre à l’adresse d’expéditeur définie pour votre compte.
👉 Que se passe-t-il si je désactive la personnalisation ?
Le système reprendra automatiquement le modèle standard de Mooncard.