Comment intégrer une facture électronique reçue par email dans une dépense ?
Dans de nombreux cas, notamment lors d’achats en ligne, votre fournisseur vous envoie directement la facture par email. Pour assurer un suivi clair de vos dépenses et simplifier la gestion comptable, il est essentiel de rattacher ces factures électroniques à vos transactions Mooncard.
Voici comment procéder pas à pas :
Étapes à suivre
- Transférer la facture par email
- Depuis votre messagerie, transférez l’email contenant la facture en pièce jointe à l’adresse dédiée :
- Exemple : 123456789@doc.mooncard.co.
- Cette étape permet d’importer automatiquement la facture dans votre espace Mooncard.
votreidentifiantunique@doc.mooncard.co
- Accéder à la transaction concernée
- Connectez-vous à votre interface Mooncard.
- Rendez-vous dans l’onglet Transactions et ouvrez la dépense correspondant au paiement effectué.
- Sélectionner le document reçu
- Dans la section Justificatifs, vous verrez la liste des documents envoyés par email et encore non affectés.
- Choisissez la facture correspondant à la dépense.
- Lier la facture à la dépense
- Cliquez sur le bouton Lier.
- La facture est alors automatiquement intégrée à votre dépense et archivée au bon endroit.
Bon à savoir
- Vous pouvez transférer plusieurs factures depuis votre messagerie. Chacune apparaîtra dans la liste des justificatifs disponibles.
- Si vous envoyez par erreur un document qui ne correspond à aucune transaction, vous pourrez l’ignorer ou le supprimer.
- Plus vous utilisez l’adresse unique de votre carte, plus le traitement de vos factures sera rapide et fiable.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si j’oublie de transférer la facture ?
La dépense restera sans justificatif. Vous pourrez toujours transférer la facture ultérieurement et la lier à la transaction.
Puis-je transférer un email sans pièce jointe ?
Oui, mais seuls les documents en pièce jointe (PDF, JPEG, PNG) pourront être associés à une dépense.
Que faire si ma facture ne s’affiche pas dans la liste des justificatifs ?
Vérifiez que vous avez bien envoyé l’email à l’adresse dédiée et que le format de la pièce jointe est compatible.