Vous êtes administrateur ou contrôleur et certaines dépenses sont encore incomplètes (justificatif manquant, information non renseignée, etc.) ? Bonne nouvelle : Mooncard vous permet de relancer facilement les collaborateurs concernés.
Il existe deux possibilités pour effectuer une relance, selon votre besoin.
Les deux possibilités pour relancer un collaborateur
✅ Possibilité 1 : Depuis la fiche de la dépense
Cette option est idéale si vous souhaitez demander des précisions, signaler une erreur ou demander la correction d’une information spécifique.
- Rendez-vous dans l’onglet “Dépenses”.
- Recherchez la dépense concernée puis cliquez sur le stylet en bout de ligne pour accéder à sa fiche.
- Utilisez l’encadré commentaire en bas de la page pour indiquer les éléments à compléter ou à corriger.
- Cochez la case permettant d’envoyer le commentaire par e-mail au collaborateur.
- Validez l’envoi.
👉 Cette méthode permet d’envoyer un message personnalisé et ciblé.
✅ Possibilité 2 : Depuis la page “Dépenses sans justificatif”
Cette option est recommandée si vous souhaitez relancer rapidement un ou plusieurs collaborateurs concernant leurs justificatifs manquants.
- Rendez-vous dans l’onglet “Dépenses”.
- Cliquez sur “Dépenses sans justificatif”.
- Vous pourrez alors :
- Relancer un collaborateur pour l’ensemble de ses dépenses sans justificatif.
- Relancer tous les collaborateurs concernés en une seule action.
⚠️ Cette action ne permet pas d’écrire un message personnalisé. Elle sert uniquement à notifier les collaborateurs afin qu’ils renseignent leurs justificatifs.
👉 Si nécessaire, l’approbateur peut également bloquer la carte s’il estime que la situation le justifie.
Bon à savoir
- La relance depuis la fiche de dépense est plus adaptée pour les demandes précises ou les corrections spécifiques.
- La relance en masse permet de gagner du temps lorsque plusieurs justificatifs sont manquants.
- Les relances peuvent être effectuées autant de fois que nécessaire jusqu’à régularisation.
Mini-FAQ
👉 Puis-je personnaliser le message de relance ?
Oui, uniquement via la fiche de la dépense (possibilité 1).
👉 Puis-je relancer plusieurs collaborateurs en même temps ?
Oui, depuis la page “Dépenses sans justificatif”.
👉 Puis-je bloquer une carte en cas de non-régularisation ?
Oui, si l’approbateur le juge nécessaire.