Cette fonctionnalité ne sera visible sur votre espace que si vous avez souscrit au Pack Notes de frais
Dans Mooncard, les notes de frais correspondent aux dépenses professionnelles réalisées avec un moyen de paiement personnel (carte bancaire personnelle, espèces, etc.).
Elles doivent être saisies manuellement afin d’être soumises à validation puis remboursées.
Voici comment activer, créer et rembourser des notes de frais, étape par étape.
1️⃣ Activer la fonctionnalité Notes de frais (Administrateur)
Avant toute chose, vérifiez que le module est bien activé.
Étapes d’activation
- Connectez-vous à votre espace administrateur.
- Rendez-vous dans Paramètres.
- Cliquez sur Préférences Générales.
- Dans la section Fonctionnalités, cochez :
“Activer la saisie de notes de frais”.
Une fois activée, la fonctionnalité est disponible pour l’ensemble des collaborateurs autorisés.
2️⃣ Ajouter ou modifier une note de frais
🔵 Côté Collaborateur
Accéder aux notes de frais
- Rendez-vous dans Dépenses.
- Cliquez sur Toutes les dépenses.
- Sélectionnez l’onglet Notes de frais.
Vous pouvez :
- Ajouter une note de frais
- Consulter vos notes existantes
- Modifier une note au statut modifiable
- Utiliser le filtre multi-critères (date, collaborateur, etc.)
- Exporter vos données via le bouton Exporter
Créer une nouvelle note de frais
- Cliquez sur Ajouter.
- Sélectionnez Note de frais.
Étape 1 : Ajouter le justificatif
Ajoutez d’abord votre justificatif (photo ou PDF).
La technologie Mooncard analysera automatiquement le document et pré-remplira certains champs.
👉 Les champs pré-remplis sont identifiés par des étoiles violettes.
Étape 2 : Compléter les informations
- Tous les champs sont modifiables, sauf le champ Collaborateur.
- Contrairement aux dépenses réalisées avec une carte Mooncard, la nature de dépense n’est pas suggérée automatiquement selon le marchand.
Une fois la saisie terminée, cliquez sur Enregistrer pour soumettre la note de frais.
🔵 Côté Administrateur
L’administrateur peut également créer une note de frais pour un collaborateur.
Dans ce cas, le champ Collaborateur est modifiable.
3️⃣ Gérer les remboursements (Administrateur)
Une fois approuvées, les notes de frais apparaissent dans :
Dépenses > Remboursements > Frais à rembourser
Vous y retrouvez toutes les dépenses personnelles validées en attente de remboursement.
Créer un remboursement
- Cliquez sur Créer un remboursement.
- Les notes sélectionnées passent dans la rubrique À rembourser.
Depuis cet onglet, vous pouvez :
- Effectuer le remboursement via votre banque d’entreprise
- Ou générer un fichier via Générer le fichier de paiement SEPA (virement en masse)
Finaliser le remboursement
Une fois le virement effectué :
- Cliquez sur Noter comme remboursé.
- Les notes de frais sont déplacées dans Historique des remboursements.
- Le collaborateur reçoit une notification par email.
💡 Bon à savoir
- L’ajout du justificatif en premier permet un gain de temps grâce au pré-remplissage automatique.
- Les collaborateurs disposent d’un onglet Mes remboursements pour suivre leurs notes de frais (remboursées ou non).
- Le fichier de paiement SEPA permet d’automatiser les remboursements en masse.
- Tant qu’une note de frais n’est pas comptabilisée ou approuvée, elle reste modifiable selon votre rôle.
❓ Mini-FAQ
Qui peut voir les notes de frais ?
Les collaborateurs voient uniquement les leurs. Les administrateurs et comptables ont accès à l’ensemble des notes selon leurs droits.
Puis-je modifier une note de frais après validation ?
Non, une fois approuvée ou comptabilisée, elle ne peut plus être modifiée.
Le remboursement est-il automatique ?
Non, l’administrateur doit créer puis effectuer le remboursement, avant de le marquer comme remboursé dans la plateforme.
La gestion des notes de frais dans Mooncard vous permet de centraliser les dépenses personnelles professionnelles, de fluidifier les validations et d’assurer un suivi clair des remboursements.