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Comment créer un profil de saisie pour les fiches de dépenses ?
Les profils de saisie vous permettent de simplifier et sécuriser la saisie des dépenses de vos collaborateurs.
En limitant les choix disponibles selon vos règles internes (département, nature de dépense, code affaire…), vous réduisez les erreurs et gagnez du temps lors du contrôle.
Nous vous expliquons ci-dessous comment créer et configurer un profil de saisie pas à pas.
Comment faire ?
1. Activer la fonctionnalité
Pourquoi ?
Les profils de saisie doivent être activés avant de pouvoir être utilisés.
Comment faire ?
En tant qu’administrateur :
- Accédez à Paramètres
- Puis Préférences générales > Fonctionnalités
- Activez l’option Profils de saisie
2. Créer un nouveau profil de saisie
Une fois la fonctionnalité activée :
- Rendez-vous dans Paramètres > Profils de saisie
- Cliquez sur Ajouter
- Sélectionnez un critère de référence ou type de segment parmi :
- Départements
- Collaborateurs
- Véhicules
- Natures de dépenses
- Codes affaires
Notre conseil ?
Choisissez le critère qui structure le mieux vos règles de gestion (par exemple : un département ou une nature de dépense).
3. Définir la date d’application
Vous devez indiquer à partir de quelle date le profil s’applique :
- Date dans le passé : le profil s’appliquera à toutes les dépenses effectuées après cette date
- Date dans le futur : seules les nouvelles dépenses seront concernées
👉 Les dépenses déjà saisies ne sont jamais modifiées.
4. Paramétrer les champs de dépense
Après avoir choisi votre type de segment, vous pouvez définir les restrictions pour les autres champs :
- Collaborateurs
- Véhicules
- Natures de dépenses
- Codes affaires
- Codes et axes analytiques
Pour chaque champ, vous disposez de 4 options :
- Inclure toutes les données : toutes les valeurs sont visibles
- Inclure certaines données : vous sélectionnez les valeurs autorisées
- Exclure certaines données : vous sélectionnez les valeurs à masquer
- Exclure toutes les données : aucune valeur n’est proposée
⚠️ Cas particuliers à connaître
Certaines règles spécifiques peuvent s’appliquer selon votre configuration :
- Type de segment “code affaire”
Si vous choisissez le code affaire comme type de segment, vous ne pourrez restreindre que les codes analytiques et axes analytiques.
- Champ “nature de dépense”
Il n’est pas possible d’exclure toutes les valeurs pour ce champ. Au moins une nature de dépense doit toujours rester disponible.
- Champs obligatoires dans le circuit d’approbation
Si un champ est défini comme obligatoire à une étape de votre circuit d’approbation, l’option “exclure toutes les données / aucune valeur autorisée” ne sera pas disponible pour ce champ.
5. Enregistrer et activer le profil de saisie
Avant de finaliser :
- Vérifiez la cohérence de vos restrictions
- Assurez-vous qu’aucun champ obligatoire ne soit bloqué
Cliquez ensuite sur Enregistrer pour activer le profil de saisie.
ℹ️ Bon à savoir
- Les profils de saisie s’appliquent uniquement à la saisie des dépenses
- Les informations déjà renseignées sur des dépenses existantes ne sont pas modifiées
- En cas de conflit entre plusieurs profils, les règles d’exclusion sont prioritaires
- Vous pouvez désactiver un profil de saisie sans le supprimer
- Si une dépense est concernée par un profil de saisie, les collaborateurs ne peuvent pas créer de nouveaux codes affaires ou analytiques
❓ Mini-FAQ
Puis-je créer plusieurs profils de saisie ?
Oui.
⚠️ En cas de conflit entre profils, les règles d’exclusion sont prioritaires sur les règles d’inclusion.
Pourquoi certaines options ne sont-elles pas visibles lors de la saisie ?
Cela peut être dû à une restriction définie par un profil de saisie ou à un champ rendu obligatoire dans votre circuit d’approbation.
Peut-on désactiver un profil sans le supprimer ?
Oui. Un profil de saisie peut être désactivé temporairement et réactivé plus tard.