Comment créer un profil utilisateur uniquement pour des notes de frais, des indemnités kilométriques, des dépenses externes ou un usage uniquement de la carte virtuelle ?
Il peut arriver qu’un collaborateur n’ait pas besoin d’une carte physique Mooncard, mais seulement d’un accès pour déclarer des dépenses externes, des notes de frais des indemnités kilométriques ou encore cartes virtuelles uniquement.
Bonne nouvelle : vous pouvez facilement créer ce type de profil directement depuis votre espace client Mooncard.
Étapes pour créer le profil
- Accéder à la gestion des utilisateurs
Connectez-vous à votre espace client, puis rendez-vous dans Espace client > Gestion des utilisateurs > Ajouter.
- Renseigner les informations du collaborateur
Complétez les champs obligatoires (nom, prénom, adresse e-mail, etc.), comme pour tout ajout classique d’utilisateur.
- Définir l’option "Occasionnel"
Dans la rubrique Option du collaborateur, sélectionnez Occasionnel.
👉 Cette option permet d’activer la facturation uniquement les mois où l’utilisateur utilise la saisie de frais / Indemnités Kilométriques / Dépenses Externes / Cartes virtuelles
- Valider la création du profil
Une fois toutes les informations saisies, confirmez la création : le collaborateur reçoit alors son accès Mooncard pour saisir ses notes de frais ou indemnités kilométriques.
Bon à savoir
- Ce type de profil peut aussi être utilisé pour générer des cartes virtuelles, sans carte physique associée.
- Si le collaborateur n’utilise pas Mooncard durant un mois (aucune note de frais créée), aucun frais ne sera facturé.
- Vous pouvez à tout moment modifier les options du collaborateur depuis la section Gestion des utilisateurs.
Mini-FAQ
➡️ Le collaborateur pourra-t-il accéder à toutes les fonctionnalités de Mooncard ?
Non, il disposera uniquement des options liées à la saisie de notes de frais et/ou d’indemnités kilométriques et/ou dépenses externes , ainsi qu’à l’utilisation d’une carte virtuelle s’il en a une.
➡️ Est-ce possible de transformer ce profil en utilisateur “carte physique” plus tard ?
Oui, vous pouvez à tout moment modifier le type de profil et ajouter une carte physique si nécessaire.
➡️ Que se passe-t-il si le collaborateur n’utilise jamais son profil ?
Aucune facturation n’est appliquée s’il n’utilise pas l’outil pour ce type de dépenses.