En tant qu’administrateur, vous avez la main sur la gestion des accès à la plateforme Mooncard. Cela vous permet de créer les comptes utilisateurs de vos collaborateurs, de modifier leurs rôles ou de les désactiver en cas de départ. Voici comment procéder, étape par étape.
Gérer les utilisateurs : les étapes à suivre
1. Accéder à la gestion des utilisateurs
- Connectez-vous à votre espace client Mooncard.
- Cliquez sur le menu “Espace Client”, puis sur “Gestion des utilisateurs”.
- Vous accédez à la liste des utilisateurs existants, avec la possibilité d’en ajouter, modifier ou supprimer.
2. Ajouter un utilisateur
- Cliquez sur le bouton “Ajouter” pour créer une nouvelle fiche.
- Renseignez les coordonnées personnelles :
- Email : il s’agit de l’adresse professionnelle du collaborateur.
⚠️ Important : si l’adresse e-mail vient tout juste d’être créée (nouvelle boîte mail), il est nécessaire d’attendre 2 heures avant de créer la fiche utilisateur dans Mooncard.
Cela permet d’éviter le message d’erreur :
“Nous avons détecté une anomalie dans votre adresse email, nous vous invitons à vérifier votre saisie.”
- Téléphone : ce numéro servira à envoyer le code PIN de la carte et les SMS d’authentification. ⚠️ Il doit être unique par utilisateur.
- Langue : cela définit la langue de l’interface et des notifications reçues.
- Sélectionnez les modalités d’accès et le rôle :
- Collaborateur (par défaut) : peut saisir et gérer ses propres dépenses.
- Super admin : a tous les droits, y compris sur les cartes et les paramètres globaux.
- Comptable : peut modifier les dépenses et exporter les données comptables, mais ne gère pas les cartes.
- (Facultatif) Renseignez la situation professionnelle :
- Fonction : intitulé du poste.
- Départements : ajoutez les départements dirigés ou auxquels appartient l’utilisateur.
- Manager : sélectionnez un ou plusieurs responsables hiérarchiques. Ils pourront visualiser et approuver les dépenses.
- Choisissez le plan associé à ce profil (en fonction de votre offre Mooncard).
3. Modifier un utilisateur existant
À tout moment, vous pouvez modifier les informations suivantes :
- Les modalités d’accès
- Rôle (collaborateur, comptable, etc.)
- Situation professionnelle
- Préférences comptables
⚠️ Les coordonnées personnelles (email, téléphone, langue) ne sont modifiables que par l’utilisateur lui-même, une fois son compte activé.
👉 Cas particulier : erreur dans l’adresse e-mail lors de la création ?
Si vous vous êtes trompé sur l’adresse e-mail d’un collaborateur et que celui-ci n’a pas encore validé son profil, vous pouvez encore la modifier :
Rendez-vous dans Espace client > Espace collaborateurs, ouvrez la fiche du collaborateur concerné, puis modifiez l’adresse e-mail avant l’activation du compte.
Une fois le profil validé par l’utilisateur, l’adresse ne pourra plus être modifiée par l’administrateur.
4. Supprimer un utilisateur
- Cliquez sur “Archiver” depuis la fiche utilisateur concernée.
- Cela désactive immédiatement le compte et archive automatiquement toutes les cartes associées.
⚠️ Attention : l’archivage est une action irréversible.
💡 Bon à savoir
- Un seul numéro de téléphone par utilisateur : évitez d’utiliser le même numéro pour plusieurs comptes (ex. : celui de l’office manager).
- Créer d’abord les managers : si vous souhaitez rattacher un collaborateur à un manager, il est préférable que la fiche du manager soit créée au préalable.
- Nouvelle adresse e-mail = délai recommandé de 2h : en cas de création récente d’une boîte mail, patientez avant de créer la fiche utilisateur afin d’éviter un blocage.
- Archiver = désactiver complètement l'accès et les cartes : assurez-vous que toutes les dépenses en attente soient traitées avant de procéder.
❓Mini-FAQ
Puis-je modifier l’adresse email d’un collaborateur ?
Oui, uniquement si le collaborateur n’a pas encore activé son profil.
Dans ce cas, rendez-vous dans Espace client > Espace collaborateurs pour modifier l’adresse depuis sa fiche.
Une fois le compte activé, l’adresse e-mail devra être modifiée par l’utilisateur lui-même.
Que se passe-t-il si j’archive un utilisateur ?
Le compte est désactivé et toutes les cartes actives lui étant liées sont archivées également.
Un utilisateur peut-il appartenir à plusieurs départements ?
Oui, il est possible de l’associer à plusieurs départements et à plusieurs managers.
🔗 Liens utiles
Gérer vos utilisateurs depuis la plateforme Mooncard est simple, rapide, et vous garantit un meilleur contrôle de vos flux internes. Nous vous accompagnons à chaque étape pour sécuriser et optimiser votre environnement de gestion.