Pour vous aider à repérer plus facilement les dépenses qui méritent votre attention, vous pouvez désormais enrichir la fiche de chacun de vos fournisseurs avec des règles précises : natures de dépenses autorisées, taux de TVA attendus, et obligation ou non de facture électronique. Mooncard s'appuie ensuite sur ces informations pour vous alerter automatiquement en cas d'incohérence. Nous vous expliquons comment cela fonctionne.
Comment paramétrer vos fournisseurs ?
- Cliquez sur le menu Paramètres, puis cliquez sur “Fournisseurs”.
- Accéder à la fiche du fournisseur concerné. Depuis la page Fournisseurs, cliquez sur « Modifier » celui que vous souhaitez paramétrer.
- Renseigner les natures de dépenses autorisées. Indiquez la ou les natures de dépenses habituellement associées à ce fournisseur.
- Renseigner les taux de TVA attendus. Précisez le ou les taux de TVA que ce fournisseur applique généralement (les taux de TVA se mettent à jour en fonction du pays du fournisseur).
- Indiquer si le fournisseur émet des factures électroniques. Cette information permet à Mooncard de vérifier qu'une facture électronique est bien présente (ou en attente) sur les dépenses liées à ce fournisseur.
Comment cela se répercute sur vos dépenses ?
Une fois vos fournisseurs paramétrés, voici ce qui change sur les fiches de dépenses (dépenses carte, dépenses externes, notes de frais) :
- Le champ « fournisseur » se remplit automatiquement. Pour une dépense carte, Mooncard associe automatiquement le marchand détecté à un fournisseur existant, ou en crée un nouveau si nécessaire. Pour une dépense fournisseur créée à partir d'une facture électronique, le même principe s'applique à partir des informations de la facture.
- Le champ « fournisseur » reste modifiable si votre rôle dispose de la permission « Consulter les fournisseurs » (consultez l’article « Les rôles personnalisés » pour plus d’informations sur les permissions).
- Le numéro de TVA du fournisseur est suggéré automatiquement sur la dépense si un numéro de TVA est renseigné sur la fiche fournisseur.
- Des messages d'alerte apparaissent en cas d'incohérence, directement visibles depuis la page « Dépenses à traiter » via la bulle « Détection automatique » :
- la nature de la dépense ne correspond à aucune des natures définies pour ce fournisseur ;
- le taux de TVA de la dépense ne correspond à aucun des taux définis pour ce fournisseur ;
- le numéro de TVA de la dépense ne correspond pas à celui du fournisseur ;
- le fournisseur doit fournir une facture électronique, mais aucune n'est présente (ni en attente) sur la dépense.
💡 Bon à savoir
Dans l'en-tête d'une dépense carte, c'est le nom du marchand qui s'affiche (et non le fournisseur) : cette information n'est pas modifiable, elle reflète la donnée brute transmise par le commerçant.
Notre conseil ? Prenez le temps de paramétrer vos fournisseurs les plus fréquents en priorité : plus vos fiches fournisseurs sont complètes, plus les alertes automatiques vous feront gagner du temps lors du contrôle de vos dépenses.
❓ Mini-FAQ
Dois-je renseigner moi-même le fournisseur sur chaque dépense ? Non, le champ se remplit automatiquement en fonction du marchand détecté ou des informations de la facture électronique associée. Vous pouvez toutefois le modifier si vous avez la permission requise.
Où puis-je voir les messages d'alerte en cas d'incohérence ? Ils sont visibles directement depuis la page « Dépenses à traiter », là où vous contrôlez et approuvez habituellement vos dépenses.
Que se passe-t-il si je ne paramètre pas les natures de dépenses ou taux de TVA d'un fournisseur ? Aucune vérification automatique ne sera effectuée sur ces critères pour ce fournisseur : c'est optionnel, mais recommandé pour fiabiliser le contrôle de vos dépenses.