Les politiques de dépenses 📝 🎥

La politique de dépenses Mooncard vous permet de définir et d’appliquer automatiquement des règles et des plafonds aux dépenses de vos collaborateurs. Elle vous aide à faire respecter les règles internes de votre entreprise et à signaler les dépenses non conformes, aussi bien pour les notes de frais que pour les dépenses carte Mooncard.

👉 Cette fonctionnalité s’applique uniquement aux dépenses Mooncard et aux notes de frais, et uniquement aux dépenses non comptabilisées et non remboursées.

👉 Pourquoi ?

Cette activation est indispensable pour pouvoir créer et gérer vos politiques.

Une fois la fonctionnalité activée, rendez-vous dans Paramètres > Politiques de dépenses.

Cliquez sur « Ajouter » pour créer une nouvelle politique de dépenses.

👉 Bon à savoir

Il est possible de définir une date d’activation antérieure à la date du jour.

Cependant, les dépenses déjà existantes ne seront signalées comme non conformes qu’après une modification de leur état (par exemple : passage de Vérifié à Nouveau).

👉 Cela permet de réévaluer des dépenses passées, tout en gardant le contrôle sur le déclenchement des alertes.

Sélectionnez l’état des dépenses sur lequel la politique doit s’appliquer :

👉 Pourquoi ?

Cela détermine à quel moment une dépense sera analysée selon vos règles.

Dans l’encadré Règle, choisissez un type de catégorie :

👉 Le groupe de natures correspond au champ « Groupe » renseigné sur la fiche de la nature de dépense.

Si vous choisissez Nature de dépense, sélectionnez une ou plusieurs natures dans le champ Valeurs.

👉 Exemple :

Pour le groupe de natures Repas / Hôtel, vous pouvez définir :

Cliquez sur Enregistrer.

🎉 Votre politique de dépenses est maintenant créée.

Il existe plusieurs méthodes :

👉 Bon à savoir

Un collaborateur ne peut être rattaché qu’à une seule politique de dépenses à la fois.

Pour gérer des besoins variés (équipes, rôles ou départements), nous recommandons de créer plusieurs règles au sein d’une même politique, plutôt que de multiplier les politiques.

👉 Pour désassigner une politique de dépenses, l’action doit être réalisée uniquement depuis la fiche du collaborateur concerné, même si l’assignation a été effectuée en masse.

Non, un collaborateur ne peut être rattaché qu’à une seule politique de dépenses.

👉 Pour répondre à des besoins différents, il est recommandé de créer plusieurs règles au sein d’une même politique.

Oui, il est possible d’ajouter plusieurs plafonds pour une même règle.

👉 Par exemple :

Oui, vous pouvez ajouter autant de règles que nécessaire dans une politique.

Cela permet de couvrir différents types de dépenses avec des plafonds et critères adaptés.

Un collaborateur peut consulter la politique de dépenses qui lui est appliquée de deux façons :

👉 Cela lui permet de comprendre les règles qui s’appliquent à ses dépenses, soit de manière générale, soit au moment où une anomalie est détectée.

Commencez par une politique simple avec quelques règles clés, puis ajustez-la progressivement selon vos usages. Cela facilite l’adoption par les collaborateurs tout en renforçant le contrôle.

Besoin d’aide ?

Consultez notre centre d’aide ou posez vos questions à Clara, notre assistante virtuelle, disponible via la bulle « Aide » en bas à droite de votre écra