Comment saisir une note de frais ? (web) 📝 🎥

⚠️ Cette fonctionnalité ne sera visible sur votre espace que si vous avez souscrit au Pack Notes de frais

Retrouvez la vidéo de démonstration en bas de l’article ⬇️

Vous avez effectué une dépense professionnelle que vous devez déclarer en note de frais ? Avec Mooncard, vous pouvez saisir vos notes de frais en toute autonomie, depuis votre interface. Suivez ces étapes simples pour renseigner correctement vos dépenses et centraliser vos justificatifs.

Étapes pour saisir une note de frais

Accéder à vos dépenses

Depuis votre interface Mooncard, cliquez sur :

“Dépenses”

“Toutes les dépenses”

Créer une nouvelle note de frais

Cliquez sur le bouton

“Ajouter”

“Note de frais”

Renseigner les informations de la note

Complétez le formulaire avec les éléments suivants :

Justificatif : téléversez la facture ou le reçu associé

Description : indiquez l’objet de la dépense (ex. : déjeuner client, déplacement…)

Date de la dépense

Montant TTC

TVA (si applicable)

Nature de la dépense (hébergement, transport, restauration, etc.)

Autres champs personnalisés si configurés par votre entreprise

Vérifier et enregistrer

Relisez les informations saisies, puis cliquez sur “Enregistrer”

💡Bon à savoir

Vous ne voyez pas le bouton “Ajouter > Note de frais” ?

Cela signifie que vous ne disposez pas des droits nécessaires. Dans ce cas, nous vous invitons à contacter votre Super Admin (administrateur principal du compte Mooncard), qui pourra ajuster vos permissions.

Besoin d’un aperçu global ?

Vous pouvez consulter l’ensemble de vos notes de frais déjà saisies depuis Dépenses > Toutes les dépenses > Onglet “Notes de frais”.

❓Mini-FAQ

Est-ce que Mooncard gère le remboursement des notes de frais ?

Non, Mooncard ne traite pas les remboursements. Nous vous recommandons de vous rapprocher de votre service comptable ou RH pour connaître les modalités et délais de traitement internes.

Mooncard vous permet d’exporter un fichier de paiement SEPA afin d’effectuer facilement les remboursements de plusieurs collaborateurs depuis votre propre banque. Découvrez comment procéder dans cet article :

Rembourser des notes de frais et indemnités kilométriques – Mooncard - Centre d'aide

Est-ce que je peux modifier ou supprimer une note de frais après l’avoir enregistrée ?

Oui, vous pouvez toujours l’éditer ou la supprimer tant qu’elle reste à l’état Nouveau dans le circuit d’approbation de votre organisation.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour saisir vos notes de frais efficacement ! Pour toute autre question, n’hésitez pas à consulter nos articles connexes ou à contacter votre administrateur Mooncard.

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