Cette fonctionnalité ne sera visible sur votre espace que si vous avez souscrit au Pack Notes de frais
Cette fonctionnalité est accessible aux utilisateurs disposant de la permission de gestion des remboursements (”Gérer des remboursements (créer, supprimer)").
Veuillez noter qu’un rôle de Super Admin est requis pour entrer les coordonnées bancaires de l’entreprise lors de la configuration initialeGérer plusieurs remboursements manuellement peut vite devenir chronophage. Grâce à la fonctionnalité d’export XML SEPA de Mooncard, vous pouvez regrouper en un seul fichier les remboursements de notes de frais et d’indemnités kilométriques, puis les traiter en lot directement dans votre banque.
Gérer plusieurs remboursements manuellement peut vite devenir chronophage. Grâce à la fonctionnalité d’export XML SEPA de Mooncard, vous pouvez regrouper en un seul fichier les remboursements de notes de frais et d’indemnités kilométriques, puis les traiter en lot directement dans votre banque.
Résultat : moins d’erreurs et un gain de temps considérable pour vos équipes !
Comprendre l’organisation de votre espace : les 3 onglets clés
Pour vous permettre de suivre efficacement l’état de chaque demande, l'interface de gestion de vos remboursements est structurée autour de 3 onglets distincts :
- À créer : Cet onglet regroupe toutes les notes de frais (NDF) et les indemnités kilométriques (IK) qui ont été approuvées par les managers et sont prêtes à entrer dans le flux de paiement.
- À rembourser : Il contient toutes les notes de frais et les IK validées et prêtes à être remboursées via le fichier SEPA.
⚠️ Attention : Une fois que les dépenses sont basculées dans cet onglet, elles sont verrouillées et ne peuvent plus être remises dans l'onglet "À créer".
- Historique des remboursements : Une fois que vous avez cliqué sur "Noter comme remboursé", c'est ici que vous retrouvez l'ensemble des NDF et IK archivées et remboursées aux collaborateurs.
Les étapes pour traiter vos remboursements
1. Vérifier les coordonnées bancaires de vos collaborateurs
Chaque collaborateur doit avoir renseigné son RIB pour recevoir ses virements.
- Les collaborateurs peuvent saisir leurs coordonnées directement depuis leur espace personnel Mooncard.
- Notre conseil ? Si vous avez besoin d’un import en masse de leurs RIB, contactez votre gestionnaire de compte Mooncard pour vous accompagner.
2. Saisir les coordonnées bancaires de l’entreprise
- Connectez-vous à votre Espace client > Remboursement des saisies de frais.
- Renseignez le compte bancaire de l'entreprise depuis lequel les remboursements seront effectués.
👤 Bon à savoir : Cette action nécessite le rôle Super Admin.
3. Générer le fichier XML SEPA
- Rendez-vous dans l'onglet À rembourser.
- Cliquez sur “Créer un remboursement” pour les frais que vous souhaitez régler.
- Cliquez sur Générer le fichier de paiement SEPA.
- Note : Si certains employés n’ont pas saisi leurs coordonnées bancaires, une notification vous indiquera immédiatement les demandes qui n'ont pas pu être prises en compte.
4. Importer le fichier dans votre banque
- Téléchargez le fichier XML SEPA fraîchement généré.
- Importez-le directement sur votre plateforme bancaire professionnelle pour déclencher la campagne de virements.
5. Confirmer les remboursements dans Mooncard
- Une fois les paiements validés par votre banque, retournez dans votre espace Mooncard (section Remboursements).
- Cliquez sur Noter les frais comme remboursés : cela déplacera automatiquement les dépenses concernées dans l’onglet Historique des remboursements.
- Alternative : Vous pouvez également valider les remboursements individuellement si nécessaire.
- Le petit + : Les collaborateurs recevront automatiquement un e-mail confirmant que leur paiement a été déclenché !
💡 Bon à savoir
- Prérequis d’accès : Seuls les utilisateurs disposant de la permission “Gérer des remboursements (créer, supprimer)” peuvent utiliser l’export XML SEPA.
- Pourquoi adopter l'export SEPA ? Vous évitez la saisie manuelle de chaque virement et gagnez en fiabilité. Cette méthode est idéale si vos équipes soumettent régulièrement des notes de frais ou des indemnités kilométriques.
❓ Mini-FAQ
Que se passe-t-il si un collaborateur n’a pas renseigné son RIB ?
Le système exclut automatiquement sa demande du fichier XML SEPA global et vous signale l’anomalie afin que vous puissiez lui demander de régulariser sa situation.
Puis-je modifier une note de frais qui est déjà dans l'onglet "À rembourser" ?
Non. L'implication de cet onglet est stricte : dès qu'une note de frais y est listée, son statut est verrouillé pour garantir la stricte conformité et la sécurité de votre fichier d'export bancaire. Il n'est pas possible de faire machine arrière vers l'onglet "À créer".
Peut-on rembourser à la fois des notes de frais et des indemnités kilométriques dans le même fichier ?
Oui, tout à fait ! Le fichier XML SEPA rassemble les deux types de dépenses en une seule et unique opération.
Existe-t-il une alternative pour éviter d'avoir à rembourser les collaborateurs ?
Oui ! Si vos équipes avancent régulièrement des frais, vous pouvez opter pour les cartes de paiement Mooncard. Flexibles et paramétrables, elles permettent aux salariés de ne plus avancer d'argent et suppriment ainsi la nécessité des remboursements.