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Lorsque vous mettez en place des politiques de dépenses (plafonds, règles par type de dépense), certaines transactions peuvent ne pas être conformes. Pas d’inquiétude : nous vous permettons de les identifier facilement et de choisir l’action la plus adaptée, en fonction de votre politique interne.
Voici comment gérer efficacement ces dépenses en tant qu’administrateur.
Étapes pour traiter une dépense hors politique
1. Identifier les dépenses non conformes
Connectez-vous à votre espace Mooncard, puis accédez à Dépenses > Toutes les dépenses.
Les dépenses qui ne respectent pas votre politique sont signalées par un pictogramme rouge à côté du montant.
Le collaborateur va également avoir ce pictogramme sur son espace pour l’informer que sa dépense est hors politique.
2. Traiter une dépense Mooncard
Depuis l’onglet Dépenses à traiter :
- Cliquer sur la flèche pour dérouler la dépense concernée
- Cliquer sur “Conformer à la politique de dépense”
Vous avez alors 3 options :
➤ Signaler uniquement la dépense
Vous marquez la dépense comme non conforme et cela génère une dépense inversée.
👉 Utile si vous souhaitez la contrôler plus tard.
➤ Contrôler la dépense sans modifier le montant
Vous validez la dépense telle quelle, malgré le dépassement.
👉 Aucune conséquence pour le collaborateur.
➤ Signaler et contrôler la dépense
Le système calcule automatiquement un montant à rembourser par le collaborateur (appelé “montant réclamé”) et génère une dépense inversée. La dépense passe ensuite au prochain stade de validation.
👉 Pour les options 1 et 3, deux cas possibles :
- Si le collaborateur a des remboursements en attente (notes de frais, indemnités kilométriques), le montant sera déduit automatiquement.
- Sinon, vous devrez organiser un remboursement en dehors de Mooncard.
💡 Avant de signaler, pensez à vérifier le motif du signalement.
3. Traiter une note de frais
Depuis l’onglet Dépenses à traiter :
- Cliquer sur la flèche pour dérouler la dépense
- Cliquer sur “Conformer à la politique de dépense”
Le système ajuste automatiquement le montant selon votre politique.
Vous avez ensuite 3 options :
➤ Enregistrer avec le montant corrigé
La dépense est ajustée et enregistrée selon les règles définies.
➤ Contrôler sans modifier le montant
Vous acceptez le dépassement et validez le remboursement total.
➤ Enregistrer et contrôler la dépense
Le montant corrigé est appliqué et la note de frais passe à l’étape de validation suivante.
💡 Bon à savoir
- Ce traitement concerne uniquement les dépenses Mooncard et les notes de frais.
- Les règles appliquées dépendent directement des politiques de dépenses configurées en amont.
- Vous gardez toujours la main pour accepter ou refuser un dépassement, selon vos pratiques internes.
❓Mini-FAQ
Que se passe-t-il si je ne traite pas une dépense hors politique ?
Elle reste en attente dans l’onglet Dépenses à traiter et ne pourra pas être validée.
Le collaborateur est-il toujours remboursé ?
Cela dépend de votre action : vous pouvez accepter le dépassement ou demander un remboursement partiel.
Puis-je modifier une politique après coup ?
Oui, mais cela n’impactera pas automatiquement les dépenses déjà traitées.
📎 Liens utiles
- Comment gérer les politiques de dépenses ?
Notre conseil ?
Prenez quelques minutes régulièrement pour traiter ces dépenses : cela vous permet de garder une comptabilité propre et d’assurer l’équité entre vos collaborateurs.