Comment renseigner votre ou vos comptes fournisseurs ?
Pour que vos écritures comptables soient générées correctement, il est essentiel de configurer vos comptes fournisseurs dans le moteur comptable Mooncard. Cette étape permet notamment d'associer un compte fournisseur aux dépenses réalisées avec les cartes bancaires Mooncard.
Cet article vous guide pas à pas du choix du schéma comptable au renseignement des comptes fournisseurs, que vous gériez un ou plusieurs fournisseurs.
Sélectionner le bon schéma comptable
- Connectez-vous à votre espace Mooncard.
- Rendez-vous dans Comptabilité > Paramètres > Schéma comptable
- Sélectionnez le Mode Achat adapté à vos besoins
- Enregistrez votre choix
Paramétrer vos comptes fournisseurs
Choisir le modèle de gestion des comptes de tiers
Vous pouvez choisir entre trois modèles :
- Un compte fournisseur unique pour l’ensemble des dépenses Mooncard.
- Un compte fournisseur par nature de dépense (ex : un compte dédié pour la nature de dépenses Restaurants).
- Un compte fournisseur individuel par fournisseur / marchand (soit un compte comptable distinct pour chaque marchand).
Notre conseil ?
1. Configurer un compte fournisseur unique (modèle le plus courant)
- Accéder au menu Comptabilité > Paramètres > Comptes fournisseurs.
- Sélectionner Utiliser un seul compte fournisseur pour toutes les dépenses.
- Renseigner le numéro de compte correspondant.
- Cliquez sur Enregistrer et suivant en bas de page.
2. Configurer un compte fournisseur par nature de dépenses
- Sélectionner Utiliser un compte fournisseur par nature de dépenses et cliquez sur Enregistrer et suivant
- Accéder à la page Paramètres > Natures de dépenses.
- Cliquer sur Modifier sur chaque nature.
- Indiquer le compte fournisseur associé.
- Répéter pour toutes les natures concernées.
- Enregistrer.
3. Configurer un compte fournisseur par marchand (fournisseur)
Sélectionner Utiliser un compte fournisseur individuel par fournisseur et cliquez sur Enregistrer et suivant.
Option A – Depuis la page Fournisseurs
- Accéder à la page Paramètres > Fournisseurs.
- Sélectionner le marchand.
- Renseigner le compte fournisseur concerné.
- Enregistrer.
Option B – Depuis une dépense
- Ouvrir la dépense.
- Cliquer sur le crayon à côté du nom du marchand.
- Vous serez redirigé vers la fiche fournisseur.
- Renseigner le compte comptable fournisseur associé.
- Enregistrer.
Pourquoi utiliser cette méthode ?
Configurer des sous-comptes (comptes auxiliaires)
Il est également possible de configurer des sous-comptes fournisseurs, souvent appelés comptes auxiliaires, afin d’aller plus loin dans le niveau de détail.
Comment cela fonctionne ?
- Depuis la page Comptabilité > Paramètres > Comptes auxiliaires, activez le bouton Utiliser des comptes auxiliaires.
- Renseignez d’abord le compte général fournisseur dans le champ prévu à cet effet.
- Le sous-compte sera ensuite automatiquement déterminé selon votre choix de configuration :
- Compte fournisseur individuel par marchand, ou
- Compte fournisseur par nature de dépense.
- Mooncard générera ainsi, pour chaque écriture, un couple Compte général + Sous-compte conforme à vos règles comptables.
Bon à savoir :
Ajouter les comptes manquants lors de l’export
Lorsque vous générez votre export comptable, Mooncard vérifie qu’aucun compte obligatoire n’est manquant. Si certains comptes n’ont pas été définis :
- Un message vous indiquera les comptes manquants.
- Vous pourrez les ajouter directement depuis l’écran d’export, sans retourner dans vos paramètres.
- Une fois complétés, vous pourrez lancer votre export en toute sérénité.
Bon à savoir
- Respectez toujours les contraintes de format et de longueur imposées par votre logiciel comptable.
- Votre expert-comptable peut vous aider à définir le modèle le plus adapté à votre plan comptable.
❓ Mini-FAQ
Puis-je modifier un compte fournisseur après l’avoir renseigné ?
Oui, vous pouvez à tout moment modifier un compte fournisseur depuis la page de configuration des comptes fournisseurs. Veuillez noter que les modifications apportées seront appliquées uniquement sur les écritures des prochains exports, les précédentes écritures déjà exportées ne seront pas modifiées.
Les sous-comptes sont-ils obligatoires ?
Non, ils sont facultatifs. Ils sont recommandés si vous souhaitez un suivi plus fin ou si votre logiciel comptable l’exige.
Puis-je changer de modèle en cours d'année ?
Oui, mais nous vous recommandons de vérifier l’impact sur vos exports.
Que se passe-t-il si j’utilise un compte invalide ?
Le moteur comptable ne pourra pas générer les écritures concernées.
Dois-je créer mes comptes dans mon logiciel comptable avant Mooncard ?
Oui, pour garantir une parfaite correspondance lors de l’export.
🔎 Conseils et points d’attention
- Respectez la structure imposée par votre logiciel comptable : certains logiciels limitent la longueur des numéros de compte (par exemple, 8 caractères maximum).
- Assurez-vous que les comptes de fournisseurs renseignés dans la solution Mooncard existent et correspondent bien à ceux enregistrés dans votre logiciel comptable.