Lorsqu'un collaborateur engage une dépense qui ne respecte pas la politique de votre entreprise, il est nécessaire d'en garder la trace. En tant que vérificateur, contrôleur ou approbateur, nous vous proposons un outil simple pour signaler cette transaction. Cela permet au collaborateur d'être informé qu'il devra rembourser à l'entreprise la dépense en question.
Comment faire ?
1. S'assurer que la fonctionnalité de signalement est activée
Dans un premier temps, si votre rôle vous le permet, rendez-vous dans le menu Paramètres > Préférences Générales > Fonctionnalités. Vérifiez ensuite que la case "Activer la fonction de signalement des dépenses non conformes effectuées par carte" est bien cochée. Si ce n'est pas le cas, cochez-la. Notre conseil : Si vous n'avez pas accès à ces paramètres, rapprochez-vous de votre gestionnaire de compte Mooncard.
2. Retrouver la dépense concernée
Naviguez vers Dépenses > Toutes les dépenses > Dépenses à traiter.
N'hésitez pas à utiliser les filtres mis à votre disposition pour localiser rapidement la ou les transactions concernées par le signalement.
3. Renseigner et valider le signalement
Une fois la dépense localisée, cliquez dessus pour ouvrir les détails, puis cliquez sur le bouton "Signaler".
- Indiquer le montant (il peut correspondre à une partie ou à la totalité du montant de la dépense, selon vos règles internes).
- Préciser le motif du signalement.
- Ajouter un commentaire si besoin.
- Enregistrer.
Il ne vous restera plus qu'à choisir entre un simple signalement de la dépense et son passage à l'étape suivante du circuit d'approbation. À noter qu'à partir du moment où le signalement a été fait, une dépense "inversée" d'un montant identique se créera automatiquement. Vous pourrez l'observer depuis Dépenses > Toutes les dépenses.
4. Suivre le traitement de la dépense
Une fois l'action effectuée, et si vous en avez les droits, vous pouvez suivre son traitement et le remboursement associé directement depuis le menu Dépenses > Remboursements > Dépenses inversées à rembourser.
💡 Bon à savoir :
- Périmètre d'application : Le signalement n'est disponible que pour les dépenses réglées avec une carte Mooncard. Les autres typologies (notes de frais classiques, indemnités kilométriques et dépenses externes) ne sont pas concernées par cette fonctionnalité.
- Approbation requise : Pour qu'une dépense apparaisse dans la liste des Dépenses inversées à rembourser, il est impératif que celle-ci ait atteint l’état "Approuvée" dans votre circuit d'approbation.
❓ Mini-FAQ
Puis-je annuler le signalement d'une dépense ? Oui, vous avez tout à fait la possibilité d'annuler cette action si vous estimez vous être trompé(e) sur le motif ou le montant.
- Rendez-vous dans Dépenses > Toutes les dépenses > Dépenses à traiter.
- Retrouvez la dépense, cliquez dessus, puis sélectionnez "Annuler le signalement".
Attention : Pour pouvoir annuler, assurez-vous que la dépense n'est pas déjà passée au statut "À rembourser" dans l'onglet des remboursements.
🔗 Liens utiles
Pour aller plus loin, n'hésitez pas à consulter d'autres articles sur le sujet dans notre Centre d'Aide :
- 👤 Côté Collaborateur : Que faire si vous avez utilisé votre carte Mooncard pour une dépense personnelle ?