Cette fonctionnalité ne sera visible sur votre espace que si vous avez souscrit au Pack Notes de frais.
Une erreur de saisie, un doublon de votre note de frais ? Pas d’inquiétude ! Vous pouvez facilement corriger ou supprimer votre note de frais directement depuis votre espace Mooncard. Nous vous expliquons comment procéder pour garder votre gestion des dépenses parfaitement à jour.
🛠️ Comment faire ? Les étapes pas à pas
Pour toute modification ou suppression, commencez par vous connecter à votre espace Mooncard, accédez à la page Dépenses > Toutes les dépenses, puis sélectionnez l'onglet Notes de frais.
Option 1 : Modifier une note de frais
- En tant que collaborateur : Vérifiez le statut de votre note de frais. Elle doit impérativement être à l’état "Nouveau". Tant que ce statut est affiché, vous conservez la main pour l'ouvrir, corriger les informations nécessaires (montant, motif, etc.) et enregistrer vos modifications.
- Si la note de frais est au statut "Vérifié" : Le collaborateur ne peut plus la modifier directement. L’administrateur doit alors changer le statut pour la remettre en "Nouveau" afin de permettre au collaborateur de faire ses modifications, ou alors opérer directement lui-même les changements depuis son espace de gestion.
Option 2 : Supprimer une note de frais
- En tant que collaborateur : Assurez-vous que la note de frais est à l’état "Nouveau". Une fois la dépense dans cet état, il vous suffit de cliquer directement sur le bouton "Supprimer la dépense" pour effacer définitivement le document.
- Si la note de frais a dépassé ce statut : Le bouton de suppression n'est plus accessible pour le collaborateur. L’administrateur doit lui aussi repasser obligatoirement la note de frais à l'état "Nouveau" pour débloquer et accéder de nouveau au bouton "Supprimer".
💡 Bon à savoir :
Notre conseil ? Soyez attentifs au statut de votre document ! Dès que votre note de frais change d’état (si elle passe au statut "Vérifié" ou en cours de validation), les droits d'action directe du collaborateur sont suspendus. Un simple échange avec votre administrateur permet de la remettre au statut "Nouveau" en un clic pour faire vos ajustements.
❓ Foire aux questions (FAQ)
Ma note de frais n'est plus à l'état "Nouveau", comment la modifier ?
Si votre note de frais est par exemple au statut "Vérifié", contactez votre administrateur. Il pourra soit faire la modification pour vous, soit la basculer à nouveau à l'état "Nouveau" pour vous redonner la main.
L'administrateur peut-il corriger une note de frais sans me la renvoyer ?
Tout à fait ! Si le document est au statut "Vérifié", l'administrateur peut directement ouvrir la note de frais et corriger une erreur de montant ou de motif sans avoir besoin de modifier le statut.