Pour simplifier la gestion de votre flotte et fiabiliser vos notes de frais, nous avons enrichi la fiche de création de vos véhicules avec un tout nouveau champ dédié au kilométrage. Grâce à cette nouveauté, la plateforme Mooncard suit l'évolution de votre compteur et détecte automatiquement les éventuelles incohérences de saisie pour vous alerter en temps réel.
Pourquoi cette évolution ?
L'objectif est de créer un point de repère fiable dès la configuration du véhicule. Lorsque vos collaborateurs renseignent ensuite leur kilométrage lors d'une dépense, Mooncard compare cette donnée avec l'historique du véhicule. Cela permet d'éviter les erreurs de frappe (comme un zéro inversé ou un chiffre manquant) et de garantir des données parfaitement cohérentes.
Comment faire ? Mettre en place et utiliser le suivi kilométrique
Le parcours a été pensé pour être le plus fluide possible, de la configuration par l'administrateur jusqu'à la saisie par le collaborateur.
- Renseigner le kilométrage initial de la voiture directement sur sa fiche de création véhicule (ou via l'import en masse). Ce champ est optionnel mais sert de base de calcul à la plateforme.
- Saisir le kilométrage actuel, côté collaborateur, lors de la déclaration d'une dépense liée à ce véhicule professionnel (carburant, péage, entretien).
- Prendre en compte le message d'alerte affiché par la plateforme Mooncard si le kilométrage renseigné n'est pas cohérent avec l'historique des dépenses précédentes ou suivantes.
Comprendre les messages d'alerte en cas d'incohérence
Si le système détecte un écart numérique suspect entre le kilométrage saisi par le collaborateur et l'état théorique du compteur, deux scénarios sont possibles selon votre configuration :
- En saisie classique sur l'application : Une bulle d’aide (tooltip) d'alerte s'affiche au même endroit que les détections automatiques habituelles. Ce message est purement informatif et non bloquant : le collaborateur peut valider sa dépense si ses chiffres sont corrects.
- Via l'activation par QR code : Si vous utilisez l'option QR code aux bornes de service, le contrôle est renforcé. La validation devient bloquante si le kilométrage est incohérent, afin de protéger la stricte fiabilité de vos données de flotte.
💡 Bon à savoir :
- Uniquement pour les véhicules pro : Cette fonctionnalité est réservée exclusivement aux véhicules de fonction ou de société. Elle ne s'applique pas aux véhicules personnels utilisés pour des indemnités kilométriques (IK).
- Import en masse disponible : Vous avez une flotte importante à configurer ? Vous pouvez renseigner ce nouveau champ pour l'ensemble de vos voitures d'un seul coup grâce à notre template d'import véhicules.
- Notre conseil en cas de blocage : Si un collaborateur se retrouve bloqué lors d'une saisie (notamment par QR code) à cause d'une ancienne erreur de compteur, l'administrateur peut ajuster manuellement le kilométrage directement depuis la fiche du véhicule dans le Back-Office (BO).
❓ Mini-FAQ
Le champ kilométrage est-il obligatoire lors de la création du véhicule ?
Non, ce champ est totalement optionnel. Cependant, nous vous recommandons vivement de le remplir pour permettre à la plateforme Mooncard d'activer le contrôle de cohérence et de vous prémunir des erreurs de saisie.
Pourquoi l'application affiche-t-elle une alerte alors que j'ai bien recopié mon compteur ?
Cela peut arriver si un collègue a utilisé le même véhicule professionnel avant vous et a commis une erreur de frappe lors de sa propre saisie, ou s'il n'a pas encore enregistré sa note de frais. En saisie classique, vous pouvez passer outre l'alerte informative et valider votre frais.