Vous prévoyez une absence ou un départ en vacances ? L'objectif de cette fonctionnalité est de maintenir la fluidité de votre gestion comptable en confiant temporairement la validation des dépenses de vos équipes à un autre collaborateur. En tant que manager ou administrateur, nous vous permettons d'organiser cet intérim très simplement pour que les demandes de vos collaborateurs continuent d'être traitées en votre absence.
🛠️ Comment faire ? Les étapes de configuration
Deux options s'offrent à vous pour mettre en place cette délégation directement depuis l'espace Mooncard.
Option 1 : Vous êtes manager et déléguez la gestion de votre équipe
- Se connecter à votre espace personnel Mooncard.
- Aller dans la rubrique Espace client > Gestion des utilisateurs.
- Cliquer sur le bouton "Modifier" sur la ligne correspondant à votre profil.
- Repérer l'encadré intitulé "Déléguer l’approbation de X à".
- Choisir dans la liste déroulante le collaborateur qui va temporairement contrôler et/ou approuver les dépenses de votre équipe à votre place.
- Renseigner la date de fin de la délégation de droits.
- Enregistrer les modifications.
Option 2 : Vous êtes administrateur et configurez la délégation d’approbation pour un manager
- Se connecter à votre espace administrateur Mooncard.
- Accéder à la rubrique Espace client > Gestion des utilisateurs.
- Cliquer sur le bouton "Modifier" sur la ligne du profil du manager absent.
- Descendre jusqu'à l'encadré "Déléguer l’approbation de X à".
- Sélectionner le collaborateur qui assurera l'intérim pour contrôler et/ou approuver les dépenses des équipes de ce manager.
- Saisir la date de fin de la délégation de droits.
- Sauvegarder la fiche.
💡 Bon à savoir :
Notez qu'il est obligatoire de renseigner une date de fin de délégation. Cette sécurité permet à vos droits d’approbation sur votre équipe de vous être automatiquement restitués à votre retour, sans aucune intervention manuelle de votre part.
Précision importante : le collaborateur désigné comme remplaçant n'approuve pas vos propres dépenses personnelles, mais uniquement celles des collaborateurs qui sont habituellement sous votre responsabilité.
❓ Mini-FAQ
Quelles actions le remplaçant peut-il effectuer sur les dépenses de mon équipe ?
Le niveau d'action (contrôle simple ou approbation définitive) dépend directement de la configuration initiale de votre circuit d'approbation Mooncard. Le remplaçant hérite exactement de vos droits de validation sur votre équipe.
Que se passe-t-il pour les notes de frais de mon équipe à la date de fin de la délégation ?
Dès le lendemain de la date renseignée, la délégation prend fin automatiquement. Les flux de validation de votre équipe basculent de nouveau sur votre propre tableau de bord.