Un déjeuner client, un séminaire, une invitation : ces dépenses doivent souvent indiquer qui était présent pour être justifiées auprès de votre service comptable. Avec Mooncard, vous pouvez renseigner directement sur la dépense les participants internes (vos collègues) et les participants externes (vos invités).
Voici comment les ajouter au moment de compléter une dépense, et comment les gérer depuis vos paramètres.
Pourquoi renseigner des participants ?
Le champ Participants apparaît sur les dépenses dont la nature s'y prête (repas, invitation, événement). Le renseigner permet de :
- justifier l'objet professionnel de la dépense ;
- faciliter le contrôle et l'approbation par votre manager, votre administrateur ou votre comptable ;
- éviter les relances et les allers-retours après coup.
Notre conseil ? Complétez les participants dès que possible après le paiement, pendant que vous avez encore les noms en tête. 🙂
Créer/gérer la liste des participants depuis les paramètres
Pour créer/gérer vos participants, suivez les étapes ci-dessous :
- Se rendre dans Paramètres > Participants.
- Ajouter un participant interne ou externe à la liste.
- Supprimer un participant qui n'a plus lieu d'être proposé.
L'accès à la page Paramètres > Participants dépend de votre rôle dans Mooncard. Si vous ne la voyez pas, rapprochez-vous de votre administrateur : vous pouvez malgré tout ajouter un participant directement depuis le formulaire de la dépense.
Ajouter des participants sur une dépense
- Ouvrir la dépense concernée depuis votre espace Mooncard ou l'application mobile.
- Vérifier la nature de la dépense (par exemple « repas » ou « invitation »). C'est elle qui déclenche l'affichage du champ Participants, si la nature le requiert.
- Ajouter un participant interne : saisissez le nom du collaborateur et sélectionnez-le dans la liste proposée.
- Ajouter un participant externe : saisissez son nom, puis validez sa création.
- Répéter l'opération pour chaque personne présente, vous compris si votre entreprise le demande.
- Enregistrer la dépense.
💡 Bon à savoir
- Le champ Participants ne s'affiche que sur les natures de dépenses qui le prévoient : si vous ne le voyez pas, vérifiez d'abord la nature sélectionnée. Si vous n’avez pas accès aux natures de dépenses, c’est que votre rôle ne vous le permet pas. Rapprochez-vous alors de votre gestionnaire de compte.
- Un participant externe est visible uniquement par la personne qui l'a créé. Il n'est donc pas partagé avec le reste de l'entreprise : si un collègue doit inviter la même personne, il devra la créer de son côté. Pas d'inquiétude, cela ne change rien à la validité de votre dépense. 🙂
- Le caractère obligatoire ou non des participants dépend des règles définies par votre entreprise, dans la nature de la dépense et dans le circuit d’approbation.
- Seules les dépenses à l'état « Nouveau » peuvent être modifiées : pensez à compléter les participants avant validation.
❓ Mini-FAQ
Le champ Participants n'apparaît pas sur ma dépense, pourquoi ? Il est lié à la nature de la dépense. Vérifiez la nature sélectionnée, puis rapprochez-vous de votre administrateur si le champ reste absent.
Puis-je ajouter un invité qui n'est pas dans la liste ? Oui, vous pouvez créer un participant externe directement depuis le formulaire de la dépense.
Mon collègue a déjà créé cet invité, pourquoi ne le vois-je pas dans ma liste ? Les participants externes ne sont pas partagés entre utilisateurs : chacun retrouve uniquement les invités qu'il a créés. Créez simplement le participant depuis votre dépense, l'opération ne prend que quelques secondes.
Puis-je ajouter des participants après validation de la dépense ? Non, seules les dépenses à l'état « Nouveau » sont modifiables. Contactez votre manager ou votre administrateur pour toute correction.
Combien de participants puis-je ajouter ? Il n’y a pas de limites dans le nombre de participants que vous pouvez ajouter.