Pour optimiser la gestion de votre flotte et repérer facilement les anomalies de saisie ou de consommation, nous mettons à votre disposition une nouvelle fonctionnalité de détection automatique du litrage. En associant la capacité maximale du réservoir à chaque véhicule professionnel, notre plateforme repère instantanément les volumes de carburant inhabituels. Découvrez comment mettre en place ce contrôle intelligent pour suivre vos dépenses de carburant en toute sérénité.
Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?
Elle vous permet d'automatiser le contrôle de cohérence des pleins de carburant. Si un collaborateur saisit un volume de carburant qui dépasse la capacité réelle du véhicule, Mooncard le détecte immédiatement. C'est un excellent moyen de fiabiliser les données de votre flotte et de cibler les erreurs en un coup d'œil !
Comment faire ? Renseigner la capacité et activer la détection
Le paramétrage ne prend que quelques instants et s'effectue directement depuis votre espace Administrateur.
- Accéder à la gestion de vos véhicules en vous rendant sur la page Paramètres > Véhicules.
- Sélectionner le véhicule concerné et renseigner sa capacité maximale de réservoir (en litres) dans le champ dédié de sa fiche.
- Laisser la plateforme agir : lorsqu'un collaborateur déclare une dépense, Mooncard compare automatiquement le litrage saisi avec la capacité maximale enregistrée.
Comprendre l'impact sur le flux de validation
Que se passe-t-il si le volume renseigné par le collaborateur dépasse la capacité du réservoir ?
- Pour le collaborateur : Pas de blocage ! Ce mécanisme est transparent et bienveillant pour vos équipes. Le collaborateur pourra tout de même finaliser la complétion de sa dépense et la passer à l’état “Vérifié”.
- Pour l'approbation automatique (Cas particulier) : Attention, si cette dépense est habituellement soumise à une règle d’approbation automatique, la détection de l'anomalie de litrage bloquera cette approbation automatique. La dépense sera alors mise de côté pour être validée manuellement par un gestionnaire, vous garantissant un contrôle total.
💡 Bon à savoir :
- Une alerte purement informative : L'objectif de cette fonctionnalité est de vous alerter sur des cas spécifiques (erreur de saisie, badgeage simultané d'un jerricane, etc.) sans jamais bloquer le collaborateur dans son quotidien.
- Notre conseil : Prenez le temps de remplir cette information sur l'ensemble de vos véhicules professionnels pour maximiser l'efficacité de vos filtres de contrôle et de vos règles d'approbation.
❓ Mini-FAQ
Où puis-je voir qu'une anomalie de litrage a été détectée ?
L'alerte s'affiche directement sur la page Toutes les dépenses, puis, sur la fiche de la dépense dans l’encadré Détection automatique, vous permettant de la repérer instantanément avant validation finale.
Le collaborateur est-il averti au moment de sa saisie ?
La détection s'effectue au niveau du système de contrôle de la plateforme. Le collaborateur peut soumettre sa dépense normalement, ce qui vous laisse le soin d'analyser l'écart (par exemple, si le collaborateur a exceptionnellement rempli un bidon d'appoint en plus du réservoir).