Cette fonctionnalité ne sera disponible sur votre espace que si vous avez souscrit au Pack Notes de frais.
Vous êtes régulièrement en déplacement avec votre véhicule personnel et vous souhaitez simplifier la gestion de vos trajets ? Chez Mooncard, nous vous proposons une solution pratique pour déclarer vos indemnités kilométriques (IK) directement depuis votre smartphone, où que vous soyez. Découvrez comment les renseigner en toute autonomie et en quelques clics après chaque déplacement !
Pourquoi ? Saisir vos trajets "à chaud" sur l'application mobile vous évite les oublis de fin de mois. C'est le meilleur moyen de vous assurer un suivi précis et un remboursement rapide de vos frais professionnels.
Comment faire ?
- Aller dans l'onglet "Dépenses" depuis votre application mobile Mooncard, puis cliquer sur le bouton "Saisie de frais".
- Choisir l'option
indemnité kilométrique.
- Indiquer votre point de départ et votre point d'arrivée dans les champs dédiés puis cliquer sur “Créer”.
💡 Notre conseil : Pensez bien à préciser s'il s'agit d'un trajet "aller/retour" ! Cela permet à l'application de calculer le montant exact de votre indemnité et vous évite surtout de devoir saisir deux trajets distincts.
- Renseigner les éléments constitutifs de votre note de frais : ajoutez une courte description, saisissez la date du trajet, et sélectionnez le véhicule utilisé.
- Choisir l'action finale une fois les informations complétées :
- Enregistrer pour plus tard : cliquer sur l'icône en forme de disquette 💾. Votre IK est sauvegardée comme brouillon et vous pourrez y revenir ultérieurement.
- Valider définitivement : cliquer sur le bouton "Soumettre" ✅. Si tout est correct, cette action enverra votre demande à l'étape suivante de votre circuit d'approbation.
💡 Bon à savoir : Les conditions préalables
L'option permettant de déclarer une indemnité kilométrique n'est disponible que si l'ensemble des conditions suivantes sont réunies :
➡️ Votre entreprise a souscrit au pack "Notes de frais ».
➡️ Votre rôle utilisateur vous autorise spécifiquement à créer une IK.
➡️ Les paramètres Activer la gestion de flotte de véhicules et Activer la saisie de trajets pour les indemnités kilométriques sont tous les deux activés dans les préférences générales de votre organisation.
➡️ Vous avez préalablement enregistré un véhicule personnel (dont vous êtes le propriétaire) dans votre profil Mooncard.
Si vous ne voyez pas l'option pour générer une IK, c'est probablement qu'un de ces critères manque à l'appel. Dans ce cas, nous vous invitons à vous rapprocher de votre gestionnaire de compte interne !
❓ Mini-FAQ
Est-ce que je peux sélectionner mon trajet exact entre le départ et l'arrivée ? Malheureusement, il n'est pas possible de sélectionner l'itinéraire précis que vous avez emprunté. Par défaut, l'application vous proposera automatiquement le trajet le plus court entre votre point de départ et votre point d'arrivée.
Puis-je modifier ou supprimer une indemnité kilométrique créée sur l'application mobile ?
Oui, absolument ! Il est tout à fait possible de modifier ou même de supprimer une indemnité kilométrique, tant que celle-ci se trouve encore à l'état nouveau.