En déplacement, entre deux réunions ou loin de votre bureau, vous devez garder un œil sur les frais engagés par vos équipes. Pour vous éviter d'attendre d'être devant votre ordinateur, nous avons optimisé notre application mobile pour vous permettre de valider les frais en quelques secondes. Gagnez en flexibilité et traitez les demandes de vos collaborateurs où que vous soyez !
Pourquoi utiliser l'application mobile ?
Pour ne plus laisser s'accumuler les notes de frais et accélérer la clôture comptable de votre entreprise. Cette gestion en temps réel libère vos managers des tâches administratives lourdes tout en garantissant un remboursement plus rapide de vos équipes.
Comment faire ? Valider les dépenses étape par étape
Le parcours a été pensé pour être fluide et s'adapter à votre rythme de travail.
- Se connecter sur votre application mobile Mooncard avec vos identifiants habituels.
- Cliquer sur l'onglet Dépenses à traiter visible directement depuis votre écran d'accueil.
- Choisir l'une des deux méthodes de traitement selon vos besoins :
- L'approbation rapide (en un clic) : Glisser simplement la ligne de la dépense vers la gauche. Vous pouvez alors contrôler / approuver la dépense instantanément.
- L'approbation détaillée : Cliquer sur la dépense pour afficher sa fiche complète. Vous pouvez ainsi vérifier l'ensemble des données (justificatif, montant, TVA, nature des frais), puis cliquer en bas de la page sur Contrôler ou Approuver.
Une fois validée, la dépense passe automatiquement au stade de validation suivant dans votre circuit interne ou est directement prête à être exportée en comptabilité !
💡 Bon à savoir
- Le renvoi en correction se fait depuis l'application web. Pour renvoyer une dépense à votre collaborateur (justificatif illisible, TVA erronée, mauvaise nature de dépense, etc.), rendez-vous sur la fiche de la dépense depuis votre ordinateur.
- Qui est concerné ? Cette fonctionnalité mobile est accessible à tous les profils dotés de droits de validation : Administrateurs, managers et directeurs de département.
❓ Mini-FAQ
Puis-je consulter le justificatif (reçu) attaché à la dépense depuis mon smartphone ?
Oui, absolument ! En cliquant sur la dépense pour afficher sa fiche détaillée, vous pouvez visualiser et zoomer sur le reçu ou la facture scannée par votre collaborateur. Cela vous permet de contrôler la conformité du justificatif (montant, date, TVA) en un clin d'œil avant de donner votre feu vert.
L'application mobile nécessite-t-elle une connexion internet pour valider les frais ?
Oui, une connexion internet (4G/5G ou Wi-Fi) est indispensable pour que vos validations soient synchronisées en temps réel avec la plateforme Mooncard de l'entreprise.