Avec la mise en place de la facturation électronique, certaines de vos factures fournisseurs arrivent désormais directement dans votre espace Mooncard, sans que vous ayez besoin de les envoyer vous-même. Cela simplifie votre quotidien, mais change un peu votre façon de traiter vos dépenses. Nous vous expliquons ici, étape par étape, comment gérer une facture électronique qui vous est assignée.
Comment traiter une facture électronique qui vous est assignée ?
- Retrouver vos factures électroniques. Rendez-vous dans le menu « Dépenses », puis cliquez sur « Factures électroniques ». Vous y retrouvez toutes les factures qui vous ont été assignées.
- Vérifier que la facture vous concerne bien. Avant toute action, assurez-vous que la facture correspond bien à une dépense que vous avez effectuée. Deux choix s'offrent ensuite à vous :
- Cliquer sur « Approuver » : vous pouvez alors choisir d'approuver la facture seule, ou de l'approuver puis de l'associer ensuite à une dépense.
- Cliquer sur « Associer à une dépense » : en reliant la facture à une dépense Mooncard existante, celle-ci est automatiquement approuvée. Cette option vous fait gagner une étape si votre dépense est déjà enregistrée.
- Finaliser le traitement de votre dépense si nécessaire. Cliquez sur « Voir la dépense » pour retourner sur la fiche de la dépense concernée et compléter les informations manquantes (justificatif, catégorie, commentaire...).
- Réorienter une facture qui ne vous concerne pas. Si une facture arrive dans votre boîte de réception par erreur, pas d'inquiétude : cliquez simplement sur « Désassigner ». Elle sera renvoyée à votre administrateur, qui pourra la réattribuer au bon collaborateur.
💡 Bon à savoir
« Approuver » et « Associer à une dépense » ne sont pas équivalents. Associer une facture à une dépense l'approuve automatiquement, alors qu'approuver une facture ne l'associe pas forcément à une dépense si vous ne le précisez pas. Si votre dépense existe déjà dans Mooncard, privilégiez l'association directe : c'est plus rapide.
Notre conseil ? Prenez l'habitude de consulter régulièrement votre menu « Factures électroniques » : plus vous traitez vos factures au fil de l'eau, plus le suivi de vos dépenses reste simple et à jour.
❓Mini-FAQ
Quelle est la différence entre « Approuver » et « Associer à une dépense » ? « Approuver » vous laisse le choix d'associer ou non la facture à une dépense au moment de la validation. « Associer à une dépense » relie directement la facture à une dépense existante et l'approuve automatiquement.
Une facture électronique m'a été assignée par erreur, que dois-je faire ? Cliquez sur « Désassigner » : la facture est renvoyée à votre administrateur, qui se chargera de la réattribuer au bon collaborateur.
Où puis-je retrouver mes factures électroniques ? Dans le menu « Dépenses », rubrique « Factures électroniques ».