La Réforme de la Facturation Électronique (RFE) marque un tournant historique pour la gestion financière des entreprises françaises. En tant que comptable ou super administrateur, vous êtes en première ligne pour adapter vos processus et fluidifier cette transition. Nous vous proposons un décryptage complet de cette réglementation pour aborder ce changement avec un maximum de clarté et de sérénité.
Pourquoi ? L'objectif de l'État et le passage aux formats structurés
L'implémentation de la RFE répond à une volonté forte de moderniser et de sécuriser l'économie. L'administration fiscale poursuit plusieurs objectifs clés à travers ce projet :
- Une simplification administrative majeure : À terme, la centralisation des flux permettra le pré-remplissage complet de vos déclarations de TVA, vous libérant ainsi d'une lourde charge déclarative.
- La lutte contre la fraude : En suivant les transactions en temps réel, l'État vise à réduire drastiquement l'écart de fraude à la TVA.
- L'amélioration de la productivité : La standardisation des factures réduit les risques d'erreurs de saisie, les pertes de documents et accélère les processus de validation.
Pour rendre cela possible, les entreprises abandonnent les formats textuels libres pour passer obligatoirement à des formats de données structurés. Les factures devront adopter des normes informatiques spécifiques pour être lues automatiquement par vos outils comptables et l'administration :
- Factur-X : Le format mixte le plus populaire, qui combine un visuel PDF lisible pour l'humain et un fichier de données XML imbriqué pour la machine.
- UBL (Universal Business Language) : Un format purement structuré sous forme de code XML standardisé.
- CII (Cross Industry Invoice) : Un autre standard technique de données XML hautement normé.
Comment ça marche ? Les deux piliers de la réforme
La réforme s'articule autour de deux mécanismes complémentaires que vous manipulerez au quotidien au sein de votre gestion comptable :
- L'e-invoicing (Facturation électronique) : C'est l'obligation d'émettre, de transmettre et de recevoir des factures électroniques pour toutes les opérations de ventes et d'achats réalisées entre entreprises assujetties à la TVA en France (le flux B2B national). Cet échange ne s'effectue plus en direct mais transite obligatoirement par des plateformes intermédiaires agréées.
- L'e-reporting (Transmission des données) : Ce volet concerne toutes les transactions qui n'entrent pas dans le cadre de l'e-invoicing (ventes à des particuliers en B2C, commerce avec l'international, etc.). Vous devrez télétransmettre automatiquement à l'administration fiscale les données de ces ventes ainsi que les informations de paiement associées.
💡 Bon à savoir : la fin du "simple PDF" par e-mail
C'est le changement d'habitude le plus important à anticiper pour vos équipes ! Dès l'entrée en vigueur de la réforme, un document papier numérisé, une facture au format Word/Excel ou même un simple fichier PDF classique envoyé par e-mail ne seront plus considérés comme des factures électroniques légales.
Pour être conforme, chaque facture devra obligatoirement être poussée et validée par une plateforme dédiée (une Plateforme de Dématérialisation Partenaire - PDP ou le portail public). L'envoi direct à votre client ou la réception directe dans votre boîte mail sans intermédiaire agréé n'aura plus aucune valeur juridique ou fiscale.
🧾 Notes de frais : quelles dépenses sont concernées, et lesquelles ne le sont pas ?
La note de frais en tant que telle reste un document interne : elle n'entre pas directement dans le périmètre de la réforme. En revanche, la quasi-totalité des justificatifs qui la composent sont concernés, chacun selon des règles différentes. Une même enveloppe de dépenses professionnelles peut ainsi mêler plusieurs circuits distincts.
Facture au nom de l'entreprise → circuit e-invoicing
Quand un collaborateur avance des frais (hôtel, achat, location) et obtient une facture libellée au nom de l'entreprise, celle-ci suit le circuit nominal de la facturation électronique : émission par le fournisseur, transmission via sa Plateforme Agréée, réception sur celle de l'entreprise. Pour cela, le collaborateur doit communiquer au fournisseur le SIREN de l'entreprise et son adresse de facturation électronique. La TVA déductible est alors pré-remplie dans la déclaration. La facture arrivant directement à l'entreprise via la Plateforme Agréée, le collaborateur n'a pas besoin de la soumettre lui-même.
Ticket ou facture au nom du salarié → e-reporting B2C
C'est le cas le plus fréquent : VTC, achats courants, dépenses où le collaborateur paie en son nom propre et reçoit un simple reçu. Il s'agit d'une vente B2C, hors du champ de l'e-invoicing : le vendeur la déclare en e-reporting. Conséquence pour l'entreprise : sans facture à son nom, le droit à déduction de la TVA n'est pas sécurisé par le pré-remplissage, et devra être justifié en cas de contrôle. Le collaborateur doit donc continuer à soumettre son ticket : c'est le seul document permettant de justifier la dépense et la TVA.
Péages
Les reçus délivrés aux barrières de péage continuent de valoir facture (sous réserve de mentionner le taux et le montant de TVA, un numéro séquentiel, et un espace pour les informations du client). Ils sont déclarés en e-reporting B2C par le concessionnaire : la TVA récupérable n'apparaît donc pas dans le pré-remplissage, mais reste déductible sur justificatif conservé. Le collaborateur doit donc conserver et soumettre son reçu de péage.
Notes de restaurant
Trois cas de figure, selon la tolérance des factures simplifiées (en-dessous de 150 € HT) :
- Sans demande de facture : ticket numérisé, vente déclarée en e-reporting B2C, TVA à documenter. Le collaborateur doit soumettre son ticket.
- Facture demandée au moment du paiement, avec le SIREN de l'entreprise : circuit e-invoicing, TVA pré-remplie. La facture part directement vers l'entreprise, le collaborateur n'a rien à soumettre.
- Facture demandée après coup : également possible en e-invoicing, sans double comptage de la TVA. Au-delà de 150 € HT, la facture au SIREN de l'entreprise est obligatoire.
Tableau récapitulatif
Dépense | Circuit | Justificatif | TVA déductible | Justificatif à fournir par le collaborateur ? |
Facture au nom de l'entreprise (hôtel, achat, location) | E-invoicing | Facture électronique reçue sur la PA | Pré-remplie | Non : la facture arrive directement à l'entreprise via la PA |
Ticket ou facture au nom du salarié | E-reporting B2C | Ticket numérisé | À documenter (écart avec le pré-rempli) | Oui : seul document disponible pour justifier la dépense et la TVA |
Péage payé au passage | E-reporting B2C | Reçu valant facture | À documenter (écart avec le pré-rempli) | Oui : à conserver et transmettre pour justifier la TVA en cas de contrôle |
Restaurant sous 150 € HT sans facture | E-reporting B2C | Ticket numérisé | À documenter (écart avec le pré-rempli) | Oui : seul document disponible pour justifier la dépense et la TVA |
Restaurant avec facture demandée | E-invoicing | Facture électronique | Pré-remplie | Non, si le SIREN a été communiqué au moment du paiement : la facture part directement vers l'entreprise |
Avec Mooncard
Plus une dépense est réglée directement avec une carte professionnelle Mooncard, plus elle reste dans le circuit e-invoicing : le paiement devient un paiement de l'entreprise, et la facture peut être libellée à son nom dès l'achat — l'avance de frais du salarié, avec son ticket B2C et sa TVA fragile, redevient l'exception plutôt que la règle. Mooncard capture le justificatif au moment du paiement, lit automatiquement les montants et la TVA, l'archive à valeur probante, et le rapproche de la transaction carte et, le cas échéant, de la facture électronique reçue.
❓ Questions fréquentes
Quel est l'impact de la RFE sur la gestion de mes notes de frais ?
La note de frais reste un document interne, mais les justificatifs qui la composent basculent presque tous dans un circuit e-invoicing ou e-reporting selon leur nature (voir le détail ci-dessus 👆). Mooncard intègre directement ces nouvelles exigences de collecte dans l'écosystème pour vous permettre de lier automatiquement vos données de transactions bancaires aux flux de facturation électronique imposés par la loi.
Avec l'e-reporting, dois-je continuer à faire mes déclarations de TVA ?
Oui, tout à fait. L'e-reporting et l'e-invoicing collectent les données financières au fil de l'eau pour l'administration, mais ils ne remplacent pas immédiatement vos déclarations de TVA mensuelles ou trimestrielles habituelles. En revanche, ils serviront à les pré-remplir très prochainement.