Depuis le déploiement de la réforme de la facturation électronique, chaque facture fournisseur que vous recevez sur Mooncard — votre plateforme de réception (PA), opérée avec SuperPDP — affiche deux informations : un statut, imposé par la norme officielle (AFNOR XP Z12-012) et transmis par les PA (plateformes agréées), et une étape, propre à Mooncard, qui simplifie ce statut pour vous permettre de savoir en un coup d'œil où en est votre facture.
Ces deux notions sont complémentaires : chaque étape Mooncard regroupe un ou plusieurs statuts officiels, afin de vous offrir une lecture simplifiée du cycle de vie de votre facture. Cet article vous aide à faire le lien entre les deux, afin que vous puissiez interpréter correctement le suivi de vos factures.
💬 Comment lire cet article ?
Sur Mooncard, chaque facture affiche une étape (A traiter, Rejetée, Refusée, Approuvée, En attente, Dépense associée, Ignorée). Cette étape est calculée à partir du statut officiel le plus récent reçu de la plateforme agréée (PA) ou du portail public de facturation (PPF). Le tableau ci-dessous détaille cette correspondance, statut par statut.
1. Suivre le dépôt et la mise à disposition de la facture (étape "A traiter")
Comment faire ? Dès qu'une facture entre dans le circuit, elle passe par plusieurs statuts officiels qui se traduisent tous, côté Mooncard, par l'étape "A traiter" : la facture suit son cours normal, aucune action bloquante n'est identifiée.
- Déposée — statut obligatoire : la facture a été reçue et validée techniquement par la plateforme émettrice. Cette mise à jour est effectuée par la PA.
- Mise à disposition : la facture vous est désormais mise à disposition, sur Mooncard (votre plateforme de réception) ou sur le PPF.
- Prise en charge : vous avez commencé à intégrer et traiter la facture dans votre système.
- Approuvée partiellement : vous ne validez qu'une partie du montant de la facture.
- Complétée : des informations ou documents nécessaires au traitement ont été ajoutés à la facture.
2. Identifier un rejet technique (étape "Rejetée")
Pourquoi ? Une facture peut être rejetée par une plateforme, à l'émission ou à la réception, si elle ne respecte pas les critères techniques attendus — par exemple un SIREN invalide ou un format de facture non conforme (Factur-X, UBL, CII).
- Rejetée — statut obligatoire : cette mise à jour est effectuée par la PA, ou par Mooncard en cas de détection automatique.
Un rejet est donc une question de conformité technique de la facture, indépendante de votre volonté ou de celle de votre fournisseur.
3. Identifier un refus commercial (étape "Refusée")
Pourquoi ? À la différence du rejet, le refus est une décision qui vous appartient, motivée par une raison commerciale ou métier : un prix incorrect, un service non réalisé, etc.
- Refusée — statut obligatoire : cette mise à jour est effectuée par Mooncard, et un motif est obligatoire.
Le statut est ensuite envoyé à votre fournisseur.
4. Confirmer la validation de la facture (étape "Approuvée")
- Approuvée : vous validez la facture et la déclarez "bonne à payer".
5. Repérer une facture en attente (étape "En attente")
Comment faire ? Deux statuts officiels traduisent un blocage temporaire du traitement, sans qu'il s'agisse d'un rejet ou d'un refus définitif :
- En litige : le traitement est bloqué en raison d'un désaccord nécessitant une résolution entre les parties.
- Suspendue : le traitement est mis en pause temporairement, par exemple dans l'attente d'une pièce justificative manquante.
6. Suivre le paiement (étape "Dépense associée")
Comment faire ? Une fois la facture approuvée, deux statuts marquent son passage au paiement :
- Paiement transmis : l'ordre de virement a été envoyé par votre entreprise à sa banque.
- Encaissée — statut obligatoire : votre fournisseur confirme avoir reçu le paiement. Cette mise à jour est effectuée par le fournisseur.
À noter : Le statut "Encaissée" est particulièrement important si vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements (cas fréquent pour les prestations de services) : c'est ce statut qui fait foi pour votre déclaration.
7. Comprendre le cas des factures ignorées (étape "Ignorée")
- Irrecevable — cas particulier : ce statut est utilisé lorsqu'un fichier ne peut même pas être traité comme une facture, par exemple s'il dépasse 100 Mo.
Tableau récapitulatif
Statut officiel (AFNOR) | Étape Mooncard | Obligatoire | Qui met à jour ? |
Déposée | A traiter | Oui | La PA |
Mise à disposition | A traiter | Non | — |
Prise en charge | A traiter | Non | — |
Approuvée partiellement | A traiter | Non | — |
Complétée | A traiter | Non | — |
Rejetée | Rejetée | Oui | La PA, ou Mooncard si détection automatique |
Refusée | Refusée | Oui | Mooncard (motif obligatoire) |
Approuvée | Approuvée | Non | — |
En litige | En attente | Non | — |
Suspendue | En attente | Non | — |
Paiement transmis | Dépense associée | Non | — |
Encaissée | Dépense associée | Oui | Le fournisseur |
Irrecevable | Ignorée | Non (cas particulier) | — |
💡 Bon à savoir
La norme AFNOR prévoit également les statuts "Émise" et "Reçue", réservés à des codes internationaux non utilisés en France. Vous ne les verrez donc jamais associés à une facture française sur Mooncard.
❓Mini-FAQ
Quelle est la différence entre une facture "Rejetée" et une facture "Refusée" ? Le rejet est un problème technique de conformité de la facture, détecté par une plateforme (SIREN invalide, format non conforme...). Le refus est une décision commerciale qui vous appartient, toujours accompagnée d'un motif.
Puis-je modifier manuellement le statut d'une facture ? Non, les statuts officiels proviennent des plateformes agréées (PA) ou du portail public de facturation (PPF), et sont transmis à Mooncard automatiquement. Mooncard ne met à jour lui-même que les statuts "Rejetée" (en cas de détection automatique) et "Refusée" (avec motif obligatoire).
Pourquoi une facture reste-t-elle "En attente" ? Cela signifie qu'elle est en litige ou suspendue : un désaccord ou une pièce manquante bloque temporairement son traitement. Il ne s'agit pas d'un blocage définitif.
Pourquoi le statut "Encaissée" est-il important ? Il confirme que votre fournisseur a bien reçu le paiement. C'est une information clé pour les entreprises soumises à la TVA sur les encaissements.