Vous avez choisi Mooncard comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PA) ? Parfait ! Vos factures électroniques arrivent désormais directement et de manière sécurisée sur votre espace Mooncard.
Pourquoi ? Cette centralisation automatique a été conçue pour vous faire gagner un temps précieux en éliminant la saisie manuelle et en simplifiant le rapprochement comptable. En tant que Super Admin ou Comptable, découvrez comment traiter efficacement ces documents.
🛠️ Comment faire ? Les options de traitement
Pour commencer le traitement de vos factures électroniques, connectez-vous à votre tableau de bord Mooncard et rendez-vous sur la page Dépenses > Factures électroniques.
Dès qu'une facture apparaît, vous avez la main pour décider de son parcours. 3 options simples s'offrent à vous :
Option 1 : Assigner la facture à un collaborateur
Cette option est idéale si la dépense a été réalisée par un membre de votre équipe mais qu'elle nécessite sa validation ou des précisions.
- Assigner la facture à un collaborateur en sélectionnant la personne concernée.
Une erreur de destinataire ? Pas de panique : si une facture n’a pas été assignée au bon collaborateur, vous pouvez la réassigner à la bonne personne à tout moment.
- La facture arrive directement dans la boîte de réception présente dans l'espace du collaborateur. Celui-ci devra ensuite l'approuver ou la refuser en cliquant sur le bouton correspondant.
- Une fois la facture approuvée, le collaborateur a le choix entre deux actions :
- Créer une dépense fournisseur (si aucune dépense Mooncard ne correspond à la facture) en cliquant sur "Créer une dépense fournisseur". Il pourra ensuite la consulter immédiatement en cliquant sur "Voir la dépense".
- Associer la facture électronique à une dépense Mooncard existante en cliquant sur le bouton "Associer à une dépense".
Option 2 : Associer directement la facture à une dépense Mooncard
Vous identifiez immédiatement la transaction sur votre écran ? Gagnez du temps en faisant le rapprochement vous-même.
- Cliquer directement sur le bouton "Associer à une dépense".
- Une fois l'association validée, la dépense intègre automatiquement votre circuit d'approbation Mooncard habituel.
Besoin de suspendre le traitement ? Une fois la facture associée, vous avez également la possibilité de la mettre en attente en sélectionnant le motif le plus approprié. Le statut de la facture s'actualisera automatiquement en conséquence.
Option 3 : S'assigner la facture à soi-même
Si la facture vous concerne directement en tant que gestionnaire, vous pouvez la traiter de manière autonome.
- S'assigner le document.
- Suivre les mêmes étapes que l'Option 1 : accepter la facture, puis choisir de l'associer à une dépense Mooncard ou de créer une dépense fournisseur dédiée.
💡 Bon à savoir : Le Smart Matching à votre service
Notre conseil ? Ouvrez l'œil ! Pour vous faire gagner un maximum de temps, notre système de smart matching analyse vos documents reçus. Il vous suggérera automatiquement les dépenses Mooncard du même montant dans la fenêtre d'association. Un traitement plus fluide en un seul clic !
❓ Foire aux questions (FAQ)
Où puis-je suivre l'avancement d'une facture assignée à un collaborateur ?
Vous pouvez suivre son statut en temps réel depuis votre tableau de bord. Dès que le collaborateur crée une dépense fournisseur, un bouton "Voir la dépense" s'affiche pour vous permettre de la consulter instantanément. Vous pouvez également
Que se passe-t-il une fois la facture associée à une dépense ?
Aucune action supplémentaire n'est requise de votre part : la dépense associée bascule automatiquement dans votre circuit de validation interne.