Pourquoi devons-nous mettre à jour vos documents KYC ?
Pour garantir la sécurité de vos opérations et respecter les obligations légales, nous devons régulièrement vérifier et actualiser les informations relatives à votre entreprise.
Pourquoi est-ce important ?
- Parce que les établissements financiers comme Mooncard sont tenus par la loi de vérifier l’identité et la situation de leurs clients.
- Parce que vos informations peuvent évoluer : nouveau dirigeant, changement d’actionnaires, modification d’adresse ou de statut fiscal.
- Parce que cela contribue à protéger votre entreprise et à prévenir toute utilisation frauduleuse de vos moyens de paiement.
L’actualisation de vos données concerne tous les clients Mooncard, sans exception.
Quand vos informations doivent-elles être mises à jour ?
Il existe deux types de revue de vos données :
1. La revue périodique par période
Nous procédons à une actualisation systématique de vos informations tous les 1 à 3 ans, même si aucun changement particulier n’est intervenu.
Exemple : tous les 2 ans, nous pouvons vous demander de fournir un extrait Kbis ou une copie d’identité du représentant légal pour confirmer l’exactitude de vos données.
2. La revue périodique événementielle
Cette vérification intervient à chaque événement majeur concernant votre entreprise.
Exemples :
- changement de représentant légal,
- arrivée ou départ d’un actionnaire détenant plus de 25 %,
- modification d’adresse du siège social,
- changement de banque ou de situation fiscale.
Ces mises à jour ponctuelles nous permettent de maintenir vos informations exactes et de vous accompagner en toute conformité.
Comment mettre à jour vos documents ?
- Consulter notre demande
- Vous recevez une notification par e-mail et dans votre espace client sécurisé.
- Ces messages précisent quels documents sont nécessaires et la date limite de transmission.
- Rassembler les justificatifs
- Exemple : un extrait Kbis récent si votre société a changé de dirigeant ou de siège social.
- Exemple : une pièce d’identité du nouveau représentant légal.
- Exemple : un justificatif de domicile si l’adresse de l’entreprise ou d’un bénéficiaire effectif a changé.
- Exemple : un nouveau RIB en cas de changement de banque.
- Transmettre vos documents
- Déposez vos fichiers directement dans votre espace client sécurisé, via l’onglet dédié.
- Les formats acceptés sont généralement PDF, JPEG ou PNG.
- Assurez-vous que vos documents soient lisibles et complets (recto/verso si nécessaire).
- Recevoir une confirmation
- Nous vous informons ensuite de la validation ou, le cas échéant, d’un besoin de complément.
Bon à savoir
- Fréquence de mise à jour : la vérification des informations peut intervenir de façon périodique (tous les 1 à 3 ans) ou lors d’un événement important (nouveau dirigeant, changement de banque, modification de l’actionnariat…).
- En cas de non-transmission : des restrictions sur votre compte peuvent être appliquées.
- Pas d’actionnaire >25 % ? Dans ce cas, nous vérifions uniquement l’identité du représentant légal (gérant, président, directeur général).
- Changement fiscal (exemple : résident fiscal US) : il est indispensable de nous en informer pour respecter les obligations FATCA.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si mes informations changent (adresse, nom, situation professionnelle) ?
Vous devez nous informer dès que possible et fournir les justificatifs correspondants.
Pourquoi certains documents supplémentaires peuvent-ils être demandés ?
Ils servent à documenter un changement important dans votre profil, conformément aux obligations légales.
Que faire si un bénéficiaire effectif refuse de fournir ses documents ?
Nous ne pourrons pas maintenir l’ouverture ou l’utilisation du compte, car la loi impose de collecter ces informations pour tous les bénéficiaires effectifs.
Dois-je prévenir Mooncard si je change de banque ?
Oui, vous devez nous transmettre rapidement votre nouveau RIB.
Que faire si je ne comprends pas une demande de documents ?
Contactez notre service client : nous vous guiderons pas à pas.