Vous souhaitez accueillir un nouveau membre dans votre équipe ou équiper un collaborateur d'une carte Mooncard ? Nous avons conçu un nouveau parcours simple et intuitif pour vous permettre d'envoyer des invitations directement depuis votre espace administrateur. Découvrez comment guider vos collaborateurs vers l'activation de leur compte en toute sérénité.
Pourquoi ce nouveau parcours ?
Pour vous faire gagner du temps et sécuriser l'intégration (onboarding) de vos équipes. Désormais, lorsque vous créez une fiche utilisateur, une invitation est envoyée au collaborateur. C'est lui qui finalise la création de son profil et configure ses accès en toute autonomie.
Comment faire ? Choisir votre méthode d'invitation
Il existe deux chemins pour envoyer une invitation à un collaborateur, selon vos besoins du moment.
Option 1 : Via la page "Gestion des utilisateurs"
Cette option est idéale si vous souhaitez créer le profil d'un utilisateur dans votre base avant de lui attribuer un moyen de paiement.
- Accéder à votre "Espace client", puis cliquer sur le menu Gestion des utilisateurs.
- Cliquer sur l’onglet Invitations puis sur le bouton Ajouter.
- Remplir les informations obligatoires de votre collaborateur (Nom, prénom et adresse e-mail professionnelle valide).
- Compléter les informations additionnelles si vous les possédez déjà (numéro de téléphone, adresse postale, fonction ou informations relatives à l'analytique) pour enrichir son profil.
Option 2 : Via la page "Cartes"
Cette option est parfaite si votre objectif principal est de commander ou d'attribuer immédiatement une carte Mooncard à un nouveau collaborateur.
- Accéder à votre "Espace client", puis cliquer sur le menu Cartes.
- Cliquer sur le bouton Attribuer la carte.
- Sélectionner l'option Inviter un collaborateur.
- Remplir les informations obligatoires (Nom, prénom, adresse e-mail) et sélectionner le rôle approprié à attribuer à ce profil.
Suivre le statut de l'invitation : que se passe-t-il ensuite ?
Une fois l’invitation envoyée, la main passe à votre collaborateur ! Vous pouvez suivre l'avancement de sa configuration directement depuis votre tableau de bord grâce aux différents statuts :
- L'invitation est acceptée : Le statut passe d'abord à "Acceptée".
- Le collaborateur reçoit un e-mail pour créer son mot de passe sécurisé. Le statut devient alors "Profil en création".
- Dès que le collaborateur finalise ses informations, le statut se transforme en "Terminée". Le profil est officiellement actif !
- L'invitation est refusée :
- Le statut passe à "Refusée". Le profil du collaborateur n'est pas créé et aucune carte ne lui sera associée.
💡 Bon à savoir :
- Durée de validité : Une invitation est valable pendant un mois.
- Relance en un clic : Votre collaborateur a oublié de s'inscrire ? Avant l’expiration de l’invitation, vous pouvez lui renvoyer l'e-mail à tout moment grâce au bouton de relance.
- Droit à l'erreur : Si vous constatez une faute de frappe dans le nom ou l'adresse e-mail après l'envoi, vous pouvez annuler la demande d'invitation directement pour en recréer une propre.
Attention : Une fois le délai d’un mois dépassé, l'invitation expire. Il sera alors nécessaire de recommencer la procédure et de générer une nouvelle invitation.
❓ Mini-FAQ
Puis-je modifier l'adresse e-mail d'un collaborateur alors que l'invitation est en cours ?
Non, il n'est pas possible de modifier l'e-mail d'une invitation active. Notre conseil ? Annulez simplement l'invitation erronée et créez-en une nouvelle avec la bonne adresse.
Mon collaborateur me dit qu'il n'a pas reçu son e-mail d'invitation, que faire ?
Invitez-le à vérifier son dossier "Courriers indésirables" (Spams). Si l'e-mail reste introuvable et que l'invitation n'a pas expiré, cliquez sur le bouton “Renvoyer l’invitation” depuis votre espace pour lui renvoyer instantanément.