Configurer les règles sur justificatifs manquants
Pour garantir une bonne collecte des justificatifs et responsabiliser les collaborateurs porteurs d’une carte Mooncard, les administrateurs peuvent définir des règles de blocage automatiques en cas de justificatif manquant.
Vous pouvez ainsi fixer un délai maximum pour joindre un justificatif et limiter le nombre de justificatifs manquants par collaborateur. Cela encourage vos collaborateurs à fournir les justificatifs régulièrement et facilite le travail de l‘équipe comptable.
Étapes à suivre
- Créer des règles personnalisées
- Le nom de la règle
- Le délai maximum pour ajouter un justificatif (en jours)
- Le nombre maximum de justificatifs manquants autorisés avant blocage
Depuis votre espace administrateur, accédez au menu Paramètres > Préférences Générales > Contrôle des justificatifs manquants
Cliquez sur “Ajouter”, puis définissez :
- Attribuer une règle à un collaborateur
Une fois la règle créée, vous pouvez l’appliquer : -manuellement à un seul collaborateur ou à plusieurs collaborateurs souhaités directement via les paramétrages de la carte de chaque porteur. —> Rendez-vous dans les paramétrages de la carte de chaque collaborateur depuis Espace Client > Cartes > Modifier puis choisissez la règle à appliquer via le menu déroulant.
- automatiquement à l’ensemble de vos cartes actives en activant l’option “Assigner aux cartes existantes éligibles”.
- Appliquer votre/vos règle(s) à vos modèles de paramétrage des cartes
Lors de la création d’un modèle de carte depuis Espace Client > Cartes > Modèles > Ajouter, vous pouvez intégrer une règle sur les justificatifs manquants directement. Vous pouvez appliquer la même règle à tous vos modèles ou bien une règle différente par modèle.
- Modifier une règle
Vous pouvez ajuster à tout moment une règle existante depuis la liste des règles, cliquez sur le bouton “Modifier” à côté de la règle concernée.
Notifications par mail
Les collaborateurs concernés reçoivent automatiquement un email d’alerte.
- Mail d’avertissement : La veille du blocage de la carte, le collaborateur recevra un mail l’invitant à renseigner ses justificatifs avant minuit sinon sa carte sera désactivée temporairement dans la nuit suivante.
- Mail d’information du blocage de la carte : le jour du blocage, le collaborateur est informé de la désactivation temporaire de sa carte.
- Mail d’information du déblocage de la carte : dès justification des dépenses concernées, la carte est débloquée immédiatement, le collaborateur reçoit un mail instantanément pour les informer du déblocage de la carte.
Ces notifications visent à informer le collaborateur et à lui permettre de régulariser la situation rapidement.
Bon à savoir
Les managers et les directeurs de département peuvent également recevoir des notifications par email pour les informer du blocage temporaire de la carte d’un membre de son équipe ou de son département lors que les conditions définies par la règle ont été atteintes.
—> Depuis Espace Client > Gestion des utilisateurs, assurez-vous que chaque collaborateur est bien rattaché à un manager ou qu’il fait partie d’un département pour lequel qu’un directeur de département a bien été renseigné depuis Paramètres > Départements > Directeur de département.
Pour recevoir une notification, chaque manager ou directement d’un département doit activer depuis ses préférences les options suivantes.
“Recevoir un email lorsque la carte d’un de vos collaborateurs est réactivée par une règle de contrôle automatique”.
“Recevoir un email lorsque la carte d’un de vos collaborateurs est désactivée par une règle de contrôle automatique”.
❓ Mini-FAQ
Puis-je créer plusieurs règles ?
Oui vous pouvez créer plusieurs règles via la page Paramètres > Préférences Générales > Contrôle des justificatifs manquants.
Puis-je appliquer plusieurs règles à une même carte ?
Non, une carte ne peut être soumise qu’à une seule règle de blocage à la fois. Si un collaborateur dispose de deux cartes Mooncard, dans ce cas précis il peut être soumis à deux règles différentes.
Une carte peut-elle être bloquée automatiquement ?
Oui, si les conditions définies dans la règle sont atteintes, la carte peut être automatiquement désactivée puis réactivée lors que les justificatifs auront été rattachés par le collaborateur.
Puis-je désactiver une règle temporairement en tant que collaborateur ?
Non, seul l’administrateur peut modifier ou retirer la règle d’une carte d’un collaborateur.