Qui est concerné ?
Les administrateurs Mooncard souhaitant automatiser le contrôle des justificatifs et sécuriser la gestion des dépenses.
Pour garantir une bonne collecte des justificatifs et responsabiliser les collaborateurs porteurs d’une carte Mooncard, les administrateurs peuvent définir des règles de blocage automatiques en cas de justificatif manquant.
Vous pouvez ainsi fixer un délai maximum pour joindre un justificatif et limiter le nombre de justificatifs manquants par collaborateur. Cela encourage vos collaborateurs à fournir les justificatifs régulièrement et facilite le travail de l‘équipe comptable tout en réduisant les relances manuelles.
Étapes pour configurer vos règles
1. Créer une règle personnalisée
Depuis votre espace administrateur, rendez-vous dans :
Cliquez sur “Ajouter”, puis définissez :
- Le nom de la règle
- Le délai maximum pour ajouter un justificatif (en nombre de jours)
- Le nombre maximum de justificatifs manquants autorisés avant blocage
👉 Cette règle permettra de désactiver automatiquement la carte si les conditions sont atteintes.
2. Attribuer une règle à un ou plusieurs collaborateurs
Une fois la règle créée, vous pouvez l’appliquer :
✔ Manuellement à une ou plusieurs cartes
Depuis Espace Client > Cartes, cliquez sur “Modifier” dans les paramétrages de la carte concernée, puis sélectionnez la règle à appliquer via le menu déroulant.
✔ Automatiquement à toutes les cartes éligibles
Activez l’option “Assigner aux cartes existantes éligibles” pour appliquer la règle à l’ensemble des cartes actives concernées.
3. Intégrer une règle à vos modèles de cartes
Lors de la création d’un modèle de carte depuis :
Espace Client > Cartes > Modèles > Ajouter
Vous pouvez associer directement une règle sur les justificatifs manquants.
👉 Vous pouvez appliquer :
- La même règle à tous vos modèles
- Ou une règle différente selon le type de carte
Cela permet d’automatiser les contrôles dès l’émission des nouvelles cartes.
4. Modifier une règle existante
À tout moment, vous pouvez ajuster une règle depuis la liste des règles.
Cliquez sur “Modifier” à côté de la règle concernée.
Les nouvelles conditions s’appliqueront immédiatement selon les paramètres définis.
Notifications automatiques par email
Lorsque les seuils définis dans la règle sont atteints, plusieurs notifications sont envoyées automatiquement :
- 📩 Mail d’avertissement : envoyé la veille du blocage.
Le collaborateur est invité à ajouter ses justificatifs avant minuit pour éviter la désactivation temporaire.
- 🚫 Mail d’information du blocage : envoyé le jour du blocage de la carte.
- ✅ Mail d’information du déblocage : envoyé immédiatement après régularisation (ajout des justificatifs).
La carte est alors réactivée automatiquement.
Ces notifications permettent au collaborateur de régulariser rapidement sa situation et d’éviter une interruption prolongée de l’usage de sa carte.
Bon à savoir
- Les managers et directeurs de département peuvent également recevoir une notification en cas de blocage temporaire d’une carte.
- Pour cela, assurez-vous :
- Que chaque collaborateur est bien rattaché à un manager (via Espace Client > Gestion des utilisateurs).
- Qu’un directeur de département est renseigné dans Paramètres > Départements.
Pour recevoir les alertes, les managers et directeurs doivent activer dans leurs préférences :
- “Recevoir un email lorsque la carte d’un de vos collaborateurs est désactivée par une règle de contrôle automatique”
- “Recevoir un email lorsque la carte d’un de vos collaborateurs est réactivée par une règle de contrôle automatique”
👉 Une carte ne peut être soumise qu’à une seule règle de blocage à la fois.
Foire aux questions
👉 Puis-je créer plusieurs règles ?
Oui, vous pouvez créer plusieurs règles depuis la page
👉 Puis-je appliquer plusieurs règles à une même carte ?
Non, une carte ne peut être soumise qu’à une seule règle à la fois.
En revanche, si un collaborateur possède plusieurs cartes, chacune peut avoir une règle différente.
👉 Une carte peut-elle être bloquée automatiquement ?
Oui. Si les conditions définies sont atteintes (délai dépassé ou nombre de justificatifs manquants dépassé), la carte est automatiquement désactivée puis réactivée dès régularisation.
👉 Un collaborateur peut-il désactiver temporairement la règle ?
Non, seul l’administrateur peut modifier ou retirer la règle appliquée à une carte.