Vous vous posez des questions sur le nouveau système de sièges dans votre offre Mooncard ? C’est tout à fait normal : ces notions sont clés pour bien gérer votre abonnement et vos équipes.
Dans cet article, nous vous expliquons simplement comment fonctionnent les sièges, les utilisateurs et les cartes, afin que vous puissiez piloter votre organisation en toute autonomie.
1. Qu'est-ce qu'un "siège" Mooncard ?
Un siège correspond à une place disponible dans votre abonnement. Il représente une licence utilisateur complète.
- Le principe : 1 siège = 1 utilisateur actif à un instant donné.
- L'accès : Chaque siège donne accès à la plateforme Mooncard, ainsi qu'à une carte physique et une carte virtuelle (sans obligation d'utilisation).
- Les rôles concernés : Tous les rôles consomment un siège (Administrateurs, Managers, Collaborateurs), à l'exception du rôle spécifique "Notes de Frais".
👉 Même un administrateur qui n'utilise pas de carte consomme un siège.
2. Création de profil : comment le siège est-il attribué ?
Le fonctionnement diffère selon que vous avez souscrit ou non au Pack Notes de Frais (NDF).
🟢 Cas 1 : Vous n'avez pas le Pack NDF
- Par défaut : Tout nouveau profil est créé avec le rôle Collaborateur.
- Consommation : Un siège est automatiquement consommé.
- Disponibilité : Si un siège est libre, il est utilisé. Sinon, un nouveau siège est automatiquement créé et ajouté à votre facturation.
🔵 Cas 2 : Vous détenez le Pack NDF
- Par défaut : Tout nouveau profil est créé avec le rôle Notes de frais.
- Consommation : Ce rôle ne consomme pas de siège.
- Attribuer un siège : Si vous souhaitez que cet utilisateur ait une carte physique ou virtuelle ou rôle supérieur (Admin, Comptable, etc.) :
- Cliquez sur « Attribuer un siège » (en bas à gauche).
- Modifiez ensuite son rôle.
- Disponibilité : Comme pour le cas précédent, si aucun siège n'est libre, un nouveau est créé automatiquement lors de cette action.
3. Focus sur le rôle "Notes de Frais"
C'est une alternative flexible pour donner un accès restreint à Mooncard sans augmenter votre nombre de sièges.
- Périmètre : L'utilisateur accède uniquement au module Notes de frais & Indemnités kilométriques.
- Avantages : Il n'occupe pas de siège et n'est facturé qu'en cas d'utilisation réelle.
- Idéal pour : Les collaborateurs ponctuels ou externes.
Limitations importantes : Un profil ayant un rôle "Notes de frais" ne peut pas être désigné comme Manager ou Directeur de département.
- Pour encadrer une équipe, l'utilisateur doit impérativement disposer d'un siège et d'un rôle adapté (Manager ou Administrateur).
4. Comment libérer un siège ?
Il existe deux manières de libérer un siège pour le réattribuer :
- L'archivage : En archivant un profil collaborateur, son siège devient vacant à la fin de la période de facturation en cours.
- Le changement de rôle (Spécifique au Pack NDF) : Vous pouvez passer un utilisateur du rôle Collaborateur/Admin/Comptable vers le rôle Notes de frais.
- Action requise : Après avoir changé le rôle, cliquez sur « Libérer le siège » en bas de page.
Condition impérative : L'utilisateur ne doit avoir aucune carte (physique ou virtuelle) active ou qui lui soit attribuée pour que le siège puisse être libéré.
💡 Bon à savoir
- Flexibilité totale : Vous pouvez augmenter votre nombre de sièges à tout moment.
- Pas de blocage : La plateforme ne bloque jamais l’ajout d’utilisateurs pour ne pas freiner votre croissance.
- Automatisation : La facturation s’ajuste automatiquement en fonction des sièges créés.
❓ Mini-FAQ
Est-ce que je peux avoir plus d’utilisateurs que de sièges ? Non. Chaque utilisateur actif doit occuper un siège, sauf s'il possède le rôle spécifique "Notes de Frais".
Puis-je limiter le nombre de sièges ? Le nombre de sièges dépend de votre usage et de votre abonnement. Vous maîtrisez ce nombre en pilotant la création de vos profils et l'attribution des rôles.
Est-ce qu’un utilisateur peut avoir plusieurs cartes ? Oui. Un siège inclut par défaut 1 carte physique et 1 carte virtuelle. Si vous ajoutez des cartes supplémentaires pour un même utilisateur, celles-ci seront facturées en supplément.
Est-ce que l’ajout d’utilisateurs est bloqué ? Non, vous êtes libre d'ajouter des collaborateurs à tout moment. Selon votre configuration, ils seront soit "Collaborateur" (avec siège), soit "Notes de frais" (sans siège), et votre facturation s'adaptera en conséquence.