En tant qu'administrateur, vous avez la main sur la gestion des accès à la plateforme Mooncard. Cela vous permet de modifier les rôles et informations de vos collaborateurs, ou de les désactiver en cas de départ. Voici comment procéder, étape par étape.
Vous souhaitez inviter un nouveau collaborateur ? Consultez notre article dédié : "Comment inviter un collaborateur sur Mooncard ?"
Gérer les utilisateurs : les étapes à suivre
- Connectez-vous à votre espace client Mooncard.
- Cliquez sur le menu "Espace Client", puis sur "Gestion des utilisateurs".
- Vous accédez à la liste des utilisateurs existants, avec la possibilité de modifier leurs profils ou de les archiver.
À tout moment, vous pouvez modifier les informations suivantes :
- Rôle (Collaborateur, Comptable, Super admin, Notes de Frais)
- Situation professionnelle (fonction, départements, manager)
- Préférences comptables
⚠️ Les coordonnées personnelles (email, téléphone, langue) ne sont modifiables que par l'utilisateur lui-même, une fois son compte activé.
👉 Cas particulier : erreur dans l'adresse e-mail lors de l'envoi de l'invitation ?
Si vous vous êtes trompé dans l'adresse e-mail et que l'invitation est toujours active (non acceptée par le collaborateur), sachez que l'e-mail d'une invitation active ne peut pas être modifié directement. Il vous suffit d'annuler l'invitation depuis l'onglet "Invitations", puis d'en créer une nouvelle avec la bonne adresse.
Une fois l'invitation acceptée et le profil validé par l'utilisateur, l'adresse ne pourra plus être modifiée par l'administrateur : seul le collaborateur pourra la mettre à jour depuis son propre compte.
- Cliquez sur "Archiver" depuis la fiche utilisateur concernée.
- Cela désactive immédiatement le compte et archive automatiquement toutes les cartes associées.
☝️ Attention : l'archivage est une action irréversible.
⚠️ Cas des groupes multi-entités : si votre organisation comprend plusieurs entités, archiver un utilisateur sur une entité n'entraîne pas son archivage automatique sur les autres entités. Vous devez répéter l'opération individuellement sur chaque entité concernée.
💡 Bon à savoir
- Archiver = désactiver complètement l'accès et les cartes : assurez-vous que toutes les dépenses en attente soient traitées avant de procéder.
- Archivage en multi-entités : l'archivage d'un utilisateur ne s'applique qu'à l'entité sur laquelle vous effectuez l'action. Pensez à répéter l'opération sur chaque entité si le collaborateur y possède également un profil.
❓Mini-FAQ
Puis-je modifier l'adresse email d'un collaborateur ?
Uniquement si l'invitation n'a pas encore été acceptée : il faut alors l'annuler et en recréer une avec la bonne adresse. Une fois le compte activé, seul le collaborateur peut modifier son adresse e-mail.
Que se passe-t-il si j'archive un utilisateur ?
Le compte est désactivé et toutes les cartes actives lui étant liées sont archivées également.
Un utilisateur peut-il appartenir à plusieurs départements ?
Oui, il est possible de l'associer à plusieurs départements et à plusieurs managers.
En tant que Super Admin, puis-je modifier les coordonnées d'un utilisateur ?
Non. Une fois le profil validé par le collaborateur, seul celui-ci peut modifier ses coordonnées personnelles (nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, email).
En tant qu'administrateur, vous avez la main sur la gestion des accès à la plateforme Mooncard. Cela vous permet d'inviter vos collaborateurs à créer leur compte, de modifier leurs rôles ou de les désactiver en cas de départ. Voici comment procéder, étape par étape.
Gérer les utilisateurs : les étapes à suivre
1. Accéder à la gestion des utilisateurs
- Connectez-vous à votre espace client Mooncard.
- Cliquez sur le menu "Espace Client", puis sur "Gestion des utilisateurs".
- Vous accédez à la liste des utilisateurs existants, avec la possibilité d'en inviter de nouveaux, de modifier les profils existants ou de les archiver.
2. Inviter un utilisateur
La création d'un profil se fait par invitation : c'est le collaborateur lui-même qui finalise la création de son compte, une fois l'invitation acceptée.
- Cliquez sur l'onglet "Invitations", puis sur "Ajouter".
- Renseignez les informations obligatoires :
- Nom, prénom
- Email : il s'agit de l'adresse professionnelle du collaborateur.
⚠️ Important : si l'adresse e-mail vient tout juste d'être créée (nouvelle boîte mail), il est nécessaire d'attendre 2 heures avant d'envoyer l'invitation, afin d'éviter le message d'erreur :
"Nous avons détecté une anomalie dans votre adresse email, nous vous invitons à vérifier votre saisie."
- Sélectionnez le rôle à attribuer :
- Collaborateur (par défaut) : peut saisir et gérer ses propres dépenses.
- Super admin : a tous les droits, y compris sur les cartes et les paramètres globaux.
- Comptable : peut modifier les dépenses et exporter les données comptables, mais ne gère pas les cartes.
- Notes de Frais : accès restreint au seul module Notes de frais et indemnités kilométriques. Ce rôle ne consomme pas de siège et ne peut pas être désigné Manager ou Directeur de département.
- (Facultatif) Renseignez la situation professionnelle :
- Fonction : intitulé du poste.
- Départements : ajoutez les départements dirigés ou auxquels appartient l'utilisateur.
- Manager : sélectionnez un ou plusieurs responsables hiérarchiques. Ils pourront visualiser et approuver les dépenses.
Une fois l'invitation envoyée, le collaborateur reçoit un e-mail pour créer son mot de passe et finaliser lui-même son profil. Vous pouvez suivre l'avancement depuis votre tableau de bord : Acceptée, Profil en création, Terminée, ou Refusée (dans ce dernier cas, aucun profil ni carte ne sont créés).
⚠️ Important : dès que l'invitation est acceptée, cela consomme un siège et impacte votre facturation, à l'exception du rôle Notes de Frais. L'invitation reste valable 1 mois ; passé ce délai, il faudra en générer une nouvelle. Vous pouvez la relancer en un clic tant qu'elle n'a pas expiré.
3. Modifier un utilisateur existant
À tout moment, vous pouvez modifier les informations suivantes :
- Rôle (collaborateur, comptable, etc.)
- Situation professionnelle
- Préférences comptables
⚠️ Les coordonnées personnelles (email, téléphone, langue) ne sont modifiables que par l'utilisateur lui-même, une fois son compte activé.
👉 Cas particulier : erreur dans l'adresse e-mail lors de l'envoi de l'invitation ?
Si vous vous êtes trompé dans l'adresse e-mail et que l'invitation est toujours active (non acceptée par le collaborateur), sachez que l'e-mail d'une invitation active ne peut pas être modifié directement. Il vous suffit d'annuler l'invitation depuis l'onglet "Invitations", puis d'en créer une nouvelle avec la bonne adresse.
Une fois l'invitation acceptée et le profil validé par l'utilisateur, l'adresse ne pourra plus être modifiée par l'administrateur : seul le collaborateur pourra la mettre à jour depuis son propre compte.
4. Archiver un utilisateur
- Cliquez sur "Archiver" depuis la fiche utilisateur concernée.
- Cela désactive immédiatement le compte et archive automatiquement toutes les cartes associées.
☝️ Attention : l'archivage est une action irréversible.
⚠️ Cas des groupes multi-entités : si votre organisation comprend plusieurs entités, archiver un utilisateur sur une entité n'entraîne pas son archivage automatique sur les autres entités. Vous devez répéter l'opération individuellement sur chaque entité concernée.
💡 Bon à savoir
- Créer d'abord les managers : si vous souhaitez rattacher un collaborateur à un manager, il est préférable que la fiche du manager soit créée au préalable.
- Nouvelle adresse e-mail = délai recommandé de 2h : en cas de création récente d'une boîte mail, patientez avant d'envoyer l'invitation afin d'éviter un blocage.
- Archiver = désactiver complètement l'accès et les cartes : assurez-vous que toutes les dépenses en attente soient traitées avant de procéder.
- Je veux créer un Super Admin sur plusieurs entités : il sera nécessaire d'inviter ce collaborateur sur chacune des entités concernées.
- Archivage en multi-entités : l'archivage d'un utilisateur ne s'applique qu'à l'entité sur laquelle vous effectuez l'action. Pensez à répéter l'opération sur chaque entité si le collaborateur y possède également un profil.
- Siège et facturation : l'acceptation d'une invitation consomme un siège, sauf pour le rôle Notes de Frais.
❓Mini-FAQ
Puis-je modifier l'adresse email d'un collaborateur ?
Uniquement si l'invitation n'a pas encore été acceptée : il faut alors l'annuler et en recréer une avec la bonne adresse. Une fois le compte activé, seul le collaborateur peut modifier son adresse e-mail.
Que se passe-t-il si j'archive un utilisateur ?
Le compte est désactivé et toutes les cartes actives lui étant liées sont archivées également.
Un utilisateur peut-il appartenir à plusieurs départements ?
Oui, il est possible de l'associer à plusieurs départements et à plusieurs managers.
En tant que Super Admin, puis-je modifier les coordonnées d'un utilisateur ?
Non. Une fois le profil validé par le collaborateur, seul celui-ci peut modifier ses coordonnées personnelles (nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, email).
Que se passe-t-il si mon collaborateur refuse l'invitation ?
Aucun profil ni carte ne sont créés. Vous pouvez lui envoyer une nouvelle invitation si besoin.