Avec le nombre de dépenses qui s'accumulent au fil du temps, votre liste de fournisseurs peut vite devenir difficile à maintenir à jour. Pour vous faire gagner du temps, nous avons repensé la page Fournisseurs : vous pouvez désormais agir sur plusieurs fournisseurs à la fois, filtrer votre liste plus finement, et fusionner des doublons en quelques clics. Nous vous expliquons ici comment tirer parti de ces nouveautés.
Comment gérer vos fournisseurs ?
- Accéder à la page Fournisseurs. Rendez-vous dans le menu dédié pour retrouver l'ensemble de vos fournisseurs, avec leur statut, leur pays et le montant des dépenses associées.
- Filtrer votre liste. Affinez l'affichage grâce aux filtres disponibles :
- État : actif, archivé, ou tous.
- Dépenses : fournisseurs avec au moins une dépense, sans aucune dépense, ou tous.
- Pays : recherchez directement ou repérez le drapeau correspondant.
- Accessible par : selon les droits attribués.
Chaque filtre actif s'affiche sous forme de tag au-dessus du tableau. Vous pouvez le retirer individuellement, ou réinitialiser tous les filtres d'un coup.
- Sélectionner plusieurs fournisseurs à la fois. Cochez la case de chaque ligne concernée, ou cochez la case d'en-tête du tableau pour tous les sélectionner d'un coup. Une barre d'actions apparaît alors en bas de votre écran.
- Appliquer une action en masse. Depuis cette barre d'actions, vous pouvez :
- Archiver plusieurs fournisseurs d'un coup, après confirmation. Si l'un d'entre eux ne peut pas être archivé, cela n'empêche pas l'archivage des autres.
- Exporter votre sélection au format CSV.
- Fusionner plusieurs fournisseurs en un seul. Choisissez le fournisseur principal parmi votre sélection : le détail de chacun (compte comptable, code, numéro de TVA, nombre de dépenses) vous est présenté pour vous aider à faire le bon choix avant de valider.
- Gérer un fournisseur individuellement. Depuis chaque ligne du tableau, retrouvez des actions rapides : modifier, archiver ou désarchiver, supprimer. Les actions disponibles dépendent de vos droits, mais aussi de l'historique du fournisseur :
- Supprimer : disponible si aucune dépense n'a été attribuée à ce fournisseur. La fiche disparaît de votre liste — cette action est irréversible.
- Archiver : disponible si des dépenses ont déjà été attribuées à ce fournisseur. La fiche reste visible (filtrable via l'état « Archivé ») et vous pouvez la restaurer à tout moment en la désarchivant.
- Trier votre tableau. Utilisez le menu « Trier par » pour organiser votre liste selon vos besoins. Le montant des dépenses de chaque fournisseur s'affiche à droite du tableau, avec un lien direct vers ses dépenses associées.
💡 Bon à savoir
Les actions en masse (archivage, fusion) sont traitées de manière asynchrone : un indicateur de traitement s'affiche pendant que l'opération est en cours, avec une confirmation une fois terminée. Pas d'inquiétude si le résultat ne s'affiche pas instantanément.
Notre conseil ? La fonction fusion est particulièrement utile lorsqu'un même marchand (par exemple une enseigne avec plusieurs points de vente) génère plusieurs libellés différents dans votre liste de fournisseurs. Fusionner ces doublons vous permet de garder une vue consolidée et plus lisible.
❓ Mini-FAQ
Puis-je archiver un fournisseur qui a encore des dépenses en cours ? Cela dépend des droits et des règles associées à ce fournisseur. Si un fournisseur de votre sélection ne peut pas être archivé, les autres fournisseurs sélectionnés le seront tout de même.
Pourquoi certains fournisseurs ne peuvent-ils être qu'archivés, et pas supprimés ? Un fournisseur ayant déjà des dépenses attribuées ne peut pas être supprimé, afin de conserver l'historique de ces dépenses : il peut en revanche être archivé, puis désarchivé si besoin. La suppression n'est possible que pour un fournisseur sans aucune dépense associée.
Comment choisir le fournisseur principal lors d'une fusion ? Au moment de la fusion, le détail de chaque fournisseur sélectionné (compte comptable, code, numéro de TVA, nombre de dépenses) vous est présenté afin de vous aider à identifier celui à conserver comme référence.
Puis-je annuler une fusion ou un archivage en masse ? Une fusion est définitive et ne peut pas être annulée : vérifiez bien votre sélection et le fournisseur principal choisi avant de valider. En revanche, un archivage peut être annulé à tout moment en désarchivant le fournisseur concerné.