Consulter et modifier une dépense
La page Toutes les dépenses rassemble l’ensemble des frais engagés par les collaborateurs (dépenses effectuées avec une carte Mooncard, notes de frais, dépenses externes et indemnités kilométriques).
Seuls les utilisateurs avec le rôle Super Admin ou Comptable peuvent voir l’intégralité des dépenses engagées. Les managers directs et les directeurs de départements auront, eux, accès aux dépenses des collaborateurs sous leur responsabilité.
Une fois connecté à votre espace Mooncard, vous pouvez consulter et modifier vos dépenses depuis l’onglet Dépenses, sur le menu supérieur, puis Toutes les dépenses dans le menu déroulant qui s’affiche.
Pour accéder à la fiche d’une dépense et à son détail, cliquez directement sur la ligne concernée :
Vous serez redirigé vers la fiche de la dépense avec le détail de celle-ci et les champs à compléter :
Une fois dans cette interface, vous pouvez modifier certaines informations ainsi qu’ajouter le justificatif de la dépense que vous devez au préalable avoir collecté et stocké sur votre appareil. Il suffit alors d'aller le chercher dans votre explorateur de fichier.
Une fois sur la fiche de la dépense, vous pouvez :
- Modifier certaines informations (description, nature…).
- Ajouter un justificatif depuis votre appareil : cliquez sur Ajouter un justificatif, puis sélectionnez le fichier dans votre explorateur.
Notre conseil : pensez à préparer votre justificatif à l’avance (photo ou PDF) pour un ajout plus rapide.
❓Mini-FAQ
Puis-je modifier une dépense déjà vérifiée, contrôlée ou approuvée ?
Non, seules les dépenses à l’état “Nouveau” peuvent être modifiées par un collaborateur. Les managers peuvent modifier une dépense d’un collaborateur sous leur responsabilité si elle est à l’état “Vérifié”, même s’ils n’ont pas de rôle dans le circuit d’approbation. Ils ne peuvent plus la modifier si elle est controlée ou approuvée par contre.
Pour toute correction post-vérification, contactez votre super admin.
Puis-je supprimer une dépense Mooncard ou une note de frais?
Dépense effectuée avec une carte Mooncard : Non, il n’est pas possible de la supprimer, car il s’agit d’une transaction remontant directement depuis le TPE.
Note de frais : Oui, un collaborateur peut la modifier ou la supprimer tant qu’elle est à l’état “Nouveau” et non comptabilisée en cliquant sur le bouton rouge “supprimer”
Puis-je modifier une dépense depuis l’application mobile ?
Oui, les fonctionnalités de consultation et d’ajout de justificatif sont également disponibles sur l’application mobile Mooncard.
Quel format de fichier est accepté pour les justificatifs ?
Les formats JPG, PNG et PDF sont acceptés, dans la limite de 10 Mo par fichier.