Comment gérer les natures de dépenses dans Mooncard ?
Les natures de dépenses sont un outil puissant pour simplifier votre suivi et votre comptabilité. Elles permettent d’identifier précisément la nature de chaque achat et de l’associer automatiquement au bon compte de charge.
Avec Mooncard, chaque dépense correspond à 1 nature de dépense = 1 compte comptable associé.
Tous les profils en bénéficient :
- Les utilisateurs : pour catégoriser leurs frais.
- Les managers : pour contrôler les dépenses de leur équipe.
- Les comptables et administrateurs : pour fluidifier le reporting et la comptabilité.
Comment gérer vos natures de dépenses ?
- Accéder à la liste des natures
- Rendez-vous dans Paramètres > Natures de dépenses.
- Vous y trouverez une liste prête à l’emploi, déjà opérationnelle.
- Ajouter une nouvelle nature
- Cliquez sur Ajouter en haut à droite.
- Renseignez les champs proposés :
- Nom de la nature.
- Comptes comptables associés (charge et/ou fournisseur).
- Justificatif obligatoire ou optionnel.
- Option “Refacturable ?”.
- Champs analytiques (si activés dans Paramètres > Préférences générales > Analyses et Refacturation).
- % de récupération de TVA.
- Champs spécifiques (participants, véhicule, kilométrage, litrage).
- Important : le champ Type permet de relier la nature au code marchand du TPE. Si plusieurs natures partagent le même type, elles seront toutes suggérées à l’utilisateur.
- Modifier une nature existante
- Cliquez sur la nature souhaitée.
- Ajustez par exemple le compte de charge, le libellé ou les options associées.
- Supprimer ou archiver une nature
- Cliquez sur Supprimer pour retirer une nature non utilisée.
- Si elle a déjà servi, elle ne peut pas être supprimée : vous pouvez l’archiver.
- Une nature archivée reste visible pour les dépenses passées, mais ne pourra plus être utilisée à l’avenir.
- Pour supprimer définitivement une nature, il faut d’abord migrer les dépenses liées vers une autre nature active.
- Importer une liste complète
- Préparez un fichier CSV au format UTF-8.
- Importez-le pour mettre à jour ou remplacer rapidement la liste des natures.
- Exporter vos natures de dépenses
- Cliquez sur Exporter pour obtenir un fichier CSV listant vos paramétrages.
Bon à savoir
- Vous pouvez également renseigner les comptes de charges depuis Comptabilité > Paramètres > Natures de dépenses.
- L’option Justificatif obligatoire est utile pour exiger un reçu sur certains types de dépenses (par ex. : repas).
- L’archivage des natures de dépenses n’impacte jamais les dépenses passées : il sécurise simplement vos futures catégorisations.
Mini-FAQ
👉 Est-il possible de personnaliser complètement la liste des natures ?
Oui, vous pouvez ajouter, modifier, archiver ou importer vos propres natures de dépenses pour les adapter à votre plan comptable.
👉 Que se passe-t-il si j’archive une nature utilisée ?
Les dépenses déjà catégorisées avec cette nature restent visibles, mais la nature ne sera plus proposée pour de nouvelles dépenses.
👉 Puis-je forcer la récupération de TVA sur une nature donnée ?
Oui, il suffit d’indiquer le pourcentage de TVA récupérable lors de la configuration de la nature.