Comment comptabiliser et suivre les dépenses personnelles réglées avec une carte Mooncard ?
Il peut arriver qu’un collaborateur engage une dépense à titre personnel avec sa carte Mooncard, que ce soit par inadvertance ou dans une situation exceptionnelle autorisée par l’administrateur.
Bonne nouvelle : nous vous proposons un suivi clair et automatisé pour identifier ces dépenses et les comptabiliser correctement, sans complexifier votre gestion.
Étapes à suivre
- Vérifier la nature “Dépenses personnelles”
- Rendez-vous dans la page Paramétres > Natures de dépenses.
- Recherchez la nature Dépenses personnelles (créée par défaut).
- Cliquez sur Modifier si vous souhaitez personnaliser son intitulé.
- Ajouter la nature si elle a été supprimée
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez les champs obligatoires (ceux marqués d’un *).
- Dans le champ Type, sélectionnez impérativement Dépenses personnelles : cela garantit le bon suivi administratif et comptable.
- Suivre et piloter les dépenses personnelles
- Accédez à la rubrique Dépenses > Dépenses Mooncard.
- Identifiez facilement les transactions concernées grâce à l’intitulé Dépenses inversées.
La dépense, dans son entièreté, a bien été signalé en dépense personnelle.
- Dans la rubrique Dépenses > Remboursement, vous trouverez un onglet Dépenses Inversées à rembourser qui vous permettra de piloter les différents montants signalés comme dépenses personnelles, par vous ou le collaborateur, et de leur réclamer le remboursement si nécessaire.
Le montant est matérialisé par un “+”
- Comptabiliser correctement ces opérations
- Pour chaque collaborateur, associez un compte de tiers depuis la page dédiée.
- Mooncard génère automatiquement l’écriture suivante :
- Débit : Compte de tiers / collaborateur
- Crédit : Compte de banque (512) Mooncard
- Cette écriture neutralise l’impact sur vos charges et votre compte de résultat, tout en permettant un suivi clair des montants dus par vos collaborateurs.
De votre côté, vous générerez l’écriture du collaborateur en Crédit une fois qu’il vous aura remboursé.
Bon à savoir
- Vous pouvez renommer la nature “Dépenses personnelles” pour l’adapter à vos usages internes.
- L’écriture comptable est générée automatiquement afin que votre résultat ne soit pas faussé.
- Ces dépenses restent visibles et traçables dans votre interface Mooncard avec la mention “dépense inversée” ou “initial et hors politique”, ce qui simplifie les échanges avec vos collaborateurs et votre service comptable.
- Important : légalement, il est interdit de procéder à une saisie sur salaire pour récupérer ces montants. Tout remboursement doit se faire de manière volontaire ou via un accord écrit avec le collaborateur.
FAQ
👉 Que se passe-t-il si un collaborateur rembourse directement l’entreprise ?
Une fois le règlement reçu, il vous suffit de solder le compte de tiers correspondant.
👉 Est-il possible d’empêcher les collaborateurs de réaliser des dépenses personnelles ?
Oui. L’administrateur peut paramétrer les cartes pour limiter certains usages. Les dépenses personnelles ne devraient alors apparaître qu’en cas d’exception validée.
👉 Où retrouver les écritures générées ?
Dans vos exports comptables : Comptabilité > Historique