💸 Gérer les remboursements de vos collaborateurs
Lorsque vos collaborateurs avancent des frais pour des dépenses professionnelles, il est essentiel de leur permettre un remboursement rapide et fluide. En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de suivre et approuver ces remboursements directement depuis votre espace Mooncard. Voici comment procéder en quelques étapes simples.
✅ Étapes pour rembourser une note de frais ou une indemnité kilométrique
- Demander à votre collaborateur de soumettre sa dépense
Votre collaborateur doit créer une note de frais ou une indemnité kilométrique directement depuis son espace Mooncard. Il y renseigne les justificatifs, montants, et détails de la dépense professionnelle avancée.
- Approuver la dépense en tant qu’administrateur
Une fois la demande soumise, vous accédez à votre espace administrateur pour approuver la note de frais ou l’indemnité kilométrique. Cette étape est indispensable recommandée pour pouvoir déclencher le remboursement.
- Créer un remboursement
Rendez-vous dans le menu “Dépenses” > “Remboursements” > “Frais à rembourser”.
Sélectionnez les frais à traiter, puis cliquez sur “Créer un remboursement”. Les dépenses concernées basculeront de l’onglet “À créer” à “À rembourser”.
- Effectuer le remboursement
- 💡 Utiliser le fichier SEPA XML :
- 🧾 Effectuer les virements manuellement :
Vous disposez de deux options pour rembourser les frais approuvés :
Générez automatiquement un fichier XML contenant les informations de virement à intégrer dans votre logiciel bancaire. C’est la solution idéale pour effectuer des remboursements groupés en quelques clics.
Vous pouvez également procéder aux remboursements un par un depuis votre interface bancaire habituelle.
- Finaliser le traitement
Une fois les virements effectués, retournez sur la plateforme Mooncard et cliquez sur “Noter comme remboursé” pour marquer les frais comme traités. Cela permet de tenir à jour votre suivi et d’éviter tout doublon. Vous retrouverez l’historique des remboursements effectués dans l’onglet “Historique des remboursements”.
🔍 Bon à savoir
- Les remboursements sont indépendants de l’usage de la carte Mooncard : ils concernent uniquement les frais avancés par les collaborateurs avec leurs propres moyens.
- Pensez à renseigner les coordonnées bancaires du collaborateur (depuis Espace client > Gestion des collaborateurs) et du compte bancaire de la société (depuis Espace client > Remboursement des saisies de frais) avant de lancer un virement.
❓ Mini-FAQ
Que faire si une dépense n’apparaît pas dans “Frais à rembourser” ?
Assurez-vous que la note de frais a bien été soumise et approuvée. Sinon, elle ne sera pas visible dans cet onglet.
Puis-je rembourser plusieurs collaborateurs en même temps ?
Oui, grâce à la génération du fichier SEPA XML, vous pouvez centraliser plusieurs remboursements dans un seul fichier bancaire.
Que signifie “Noter comme remboursé” ?
Cela permet de signaler à Mooncard que le virement a bien été effectué. La dépense passe alors dans l’historique des remboursements terminés.
🔗 Liens utiles :
🧩 Notre conseil ?
Mettez en place un rituel hebdomadaire d’approbation et remboursement des frais pour éviter l’accumulation et garantir une expérience positive à vos collaborateurs.
Besoin d’aide supplémentaire ? Notre équipe support est là pour vous accompagner !