Comment configurer le circuit d’approbation dans Mooncard ?
Grâce à Mooncard, vous pouvez mettre en place un circuit d’approbation jusqu’à 3 niveaux de validation. Ce workflow vous permet de valider chaque dépense avant que les écritures comptables soient importées dans votre logiciel comptable.
Voici les étapes pour configurer votre circuit d'approbation en toute simplicité.
1. Accéder au circuit d’approbation
Connectez-vous à votre espace administrateur, puis cliquez sur l’onglet Paramètres > Préférences Générales > Circuit d’Approbation.
2. Définir les niveaux d’approbation
Vous pouvez définir jusqu’à 3 niveaux de validation successifs. Pour chaque niveau :
- Cochez les champs obligatoires à renseigner;
- Cliquez sur « Responsable de … »;
- Sélectionnez un ou plusieurs rôles responsables de ce niveau;
- Une fois votre circuit défini, cliquez sur « Enregistrer ».
3. Activer l’option d’auto-approbation (facultatif)
Si vous souhaitez qu’un responsable puisse contrôler ou approuver ses propres dépenses, activez les options : -“Responsabilité concernant les propres dépenses de l’utilisateur” ; -“Auteur de la dépense” dans les paramètres avancés du circuit. Cela peut être utile pour les dirigeants ou les responsables autonomes.
Suivi des statuts des dépenses : vérifier, contrôler, approuver
Une fois le circuit d’approbation activé, chaque dépense suit un parcours bien défini :
- Vérifier : l’utilisation a bien complété l’ensemble des champs obligatoires et la dépense a été bien soumise. Elle attend une première validation (contrôler ou approuver en fonction de votre configuration).
- Contrôler : la dépense est en attente de contrôle par le responsable renseigné dans le circuit d’approbation. Depuis Dépenses > Dépenses à traiter, le responsable pourra contrôler les dépenses.
- Approuver : la dépense a été revue et validé par le dernier responsable défini dans le circuit d’approbation, elle est prête à être exportée en comptabilité.
Ces statuts sont visibles en temps réel dans l’interface Mooncard depuis Dépenses > Toutes les dépenses ou depuis chaque fiche de dépense, ce qui permet à chacun de suivre l’avancement des validations.
ℹ️ Bon à savoir
- Le circuit d’approbation s’applique à toutes les typologies de dépenses : paiements par carte, notes de frais (avance par le collaborateur), dépenses externes (chèque ou CB entreprise autre que la carte Mooncard) et indemnités kilométriques.
- La revue et validation des dépenses s’effectue depuis Dépenses > Dépenses à traiter ou via notre application mobile.
❓ Mini-FAQ
Puis-je avoir un seul niveau de validation ?
Oui, vous pouvez activer un seul niveau de validation.
Est-ce que je peux modifier le circuit après l’avoir activé ?
Oui, vous pouvez l’ajuster à tout moment Paramètres > Préférences Générales > Circuit d’Approbation.
Un comptable peut-il être intégré au circuit d’approbation ?
Absolument. Vous pouvez désigner un comptable comme responsable d’un niveau de validation.