Vous souhaitez exploiter, partager ou analyser les dépenses de vos collaborateurs ? Grâce à notre module d’export, vous pouvez télécharger l’ensemble des frais — réglés avec une Mooncard ou saisis manuellement — dans le format de votre choix (Excel ou CSV), en quelques clics.
Voici comment procéder pour filtrer et exporter efficacement vos dépenses.
🛠️ Étapes pour exporter vos dépenses
1. Accéder à la liste complète des dépenses
- Rendez-vous dans l’onglet Dépenses puis cliquez sur Toutes les dépenses.
- Vous y retrouverez l’ensemble des frais de votre organisation, qu’ils soient réglés avec une Mooncard ou déclarés à la main.
- Le champ Type de dépense vous permet d’identifier facilement l’origine de chaque frais (Mooncard, note de frais, indemnité kilométrique…).
2. Filtrer les dépenses selon vos besoins
- Cliquez sur Filtres pour affiner l’affichage selon vos critères :
- Période
- Type de dépense
- État de traitement (à valider, à contrôler, etc.)
- Les résultats se mettent à jour automatiquement à chaque sélection.
3. Lancer l’export
- Cliquez sur le bouton Exporter, puis sélectionnez Utiliser un modèle.
4. Choisir un modèle d’export
- Vous pouvez opter pour un modèle complet ou simplifié selon la richesse d’informations souhaitée.
- Cliquez sur Aperçu pour consulter le détail des colonnes incluses dans chaque modèle.
- Besoin de personnaliser ? Créez votre propre modèle en sélectionnant les colonnes à inclure et leur ordre d’apparition.
5. Sélectionner le format du fichier
- Choisissez le format souhaité :
- Excel (.xls) : idéal pour les synthèses et tableaux de suivi.
- CSV (.csv) : parfait pour des tableaux croisés dynamiques ou une analyse de données approfondie.
📈 Utiliser l’onglet Analyse pour des exports plus ciblés
En plus de l’export classique, l’onglet Analyses vous permet de générer des exports plus concis et prêts à exploiter.
Vous pouvez en un seul clic obtenir une vision globale des dépenses, avec des filtres avancés par :
- Nature de dépense (par exemple : transport, hébergement, repas…)
- Collaborateur
- Nature de dépense et collaborateur combinés
- Période (jour, semaine, mois, année)
- Départements
- Analytiques (selon votre organisation interne)
Pourquoi utiliser l’export pour vos analyses ?
L’export ne sert pas uniquement à archiver vos dépenses. Il devient un véritable support d’analyse stratégique :
- Identifier des tendances : par exemple, suivre l’évolution des frais de déplacement d’un mois à l’autre.
- Comparer les équipes ou les projets : voir quelles activités génèrent le plus de dépenses.
- Optimiser vos budgets : repérer les postes de coûts récurrents ou exceptionnels pour ajuster vos prévisions.
Ces exports sont particulièrement pratiques pour les directeurs (qui ont besoin d’une vision synthétique et rapide) et pour les contrôleurs de gestion (qui cherchent à analyser les dépenses dans le détail).
Notre conseil ? Alternez entre les exports détaillés et les exports via l’onglet Analyse pour obtenir à la fois une vue exhaustive et une vision synthétique de vos dépenses.
💡 Bon à savoir
- Les données exportées incluent les informations renseignées par les utilisateurs (motif, catégorie, TVA, justificatif, etc.) ainsi que les données de paiement si la dépense a été réglée avec une carte Mooncard.
- Vous pouvez enregistrer plusieurs modèles d’export pour un usage récurrent (par service, par période, etc.).
- L’export respecte les filtres appliqués : pensez à bien les ajuster avant de télécharger votre fichier.
❓Mini-FAQ
Puis-je automatiser les exports ?
Pas pour le moment. L’export se fait manuellement depuis l’interface web.
Les dépenses rejetées ou incomplètes apparaissent-elles dans l’export ?
Oui, si elles sont visibles dans la vue filtrée que vous exportez.
Est-ce que l’export contient les justificatifs en pièce jointe ?
Non, les justificatifs ne sont pas intégrés dans les fichiers d’export. Toutefois, vous pouvez les télécharger séparément. Consultez la procédure en cliquant sur le lien utile ci-dessous.
🔗 Liens utiles
Avec l’export des dépenses Mooncard, vous gardez la main sur vos données et facilitez vos traitements comptables. Besoin d’un format précis ? Créez votre modèle une fois… et réutilisez-le autant que vous voulez !